ERP導入の勘所（８）RPAツールとERPパッケージの活用と生産性向上の関係とは？

生産性とは、投入量（インプット）と産出量（アウトプット）の比率のことを指す言葉で、「どれだけのリソースを投入し、どれだけの成果を得られたのか」を意味します。

式で表すと「生産性＝産出量（アウトプット）÷投入量（インプット）」となります。

生産性については、「働き方改革で注目されている生産性向上とは？生産性向上に効く業務改善の考え方」にて詳細に説明していますので、今回は生産性向上の視点から、ERPパッケージとRPAツールの活用方法を確認したいと思います。

生産性を向上するには

生産性を向上させるということは、産出量（アウトプット）÷投入量（インプット）の値を大きくすることです。

つまり

・産出量（アウトプット）を大きくする

・投入量（インプット）を小さくする

このどちらか、あるいは両方を実現する必要があります。

なお、生産性向上と良く似た言葉で「業務効率化」がありますが、意味は少し異なります。

業務効率化とは今まで行っていた仕事のスピードを速めたり、作業時間のロスを小さくすることを指します。

アウトプットを大きくする方法としては、新規事業（イノベーション）の創出や、現行サービスの付加価値の向上などがあります。

付加価値とは、企業が産み出した総生産額から、その生産のために消費した原材料や外注費など非付加価値額を引いた価値を指します。

インプットを小さくする方法としては、作業時間の短縮、無駄な作業の削減、コストダウンなどを実現すること、すなわち業務効率化を進めることです。

生産性向上の視点でERPパッケージの活用方法を考える

ERPパッケージを導入すると業務効率化が進み、インプットの量を小さくなることで生産性向上へとつながります。具体的には以下のような効果が期待できます。

・部署ごとに管理されていた情報を一元化することができる

・経営者向けの全社的なデータの分析帳票が早期に作成できる

・各機能が連動しているので、リアルタイムに情報が更新される

・システム連携によって転記作業が自動化される

・複数システムに同じ内容を入力する必要がなくなり、二重入力が防止できる

これらによって、作業時間を短縮することが可能です。

その他にも、

・できるだけ早期に売上の予測を把握して、経営判断に役立てたい

・各業務システムにおいて、ワークフローによる申請承認を実装し、情報統制を強化したい

・社内の業務フローを統一したい

・ERPパッケージの機能をスマートフォンやタブレットで操作し、承認者の立場の人が出張先や移動中でも容易に承認行為を行い、申請が滞ることを防ぎたい

・営業担当者が客先にて商談を終えて帰りの電車の中で必要な情報を入力することができるなど、時間を有効に活用したい

といった業務内容の見直し要望への対応も期待できます。

こうした施策を打ち、作業時間を短縮したり、今まで残業が多かった場合は残業時間を減らすことでインプットを小さくし、生産性を向上させることが可能です。

クラウドERPの活用による業務効率化

業務効率化を考えるうえで、クラウド環境の活用は有効と言えるでしょう。

クラウドERPは、オンプレミスに比べてコストが抑えられ、導入も比較的スムーズですし、バージョンアップ作業はベンダーが実施するため自社で行う必要がないなど、費用や作業の負担を軽減できます。

ここ最近増加しているテレワーク（在宅勤務）においても、クラウド環境は有効とされております。テレワークの概要については「テレワークで始めようこれからの働き方改革」を参照ください。

RPAツールとERPパッケージの連携による業務効率化

RPAツールについては、「無駄が発生しやすい間接業務とその対処法」で少し触れましたが、RPAツールとERPパッケージの組み合わせについてもう少し具体的に見てみましょう。

RPAツールは「ルールに基づく定型的な作業」に向いていると言われています。

経理部門で毎月行うような入出金業務や各種定型レポートの作成、複数システムからデータを収集してファイルを作成する作業などはRPAツールで行いやすい業務と言えるでしょう。

ERPパッケージとRPAツールの連携例としては、RPAツールを利用してWeb受注システムに登録されたデータをダウンロードし、ERPパッケージの所定の項目に登録するような活用方法になります。このように他システムからダウンロードされるデータのフォーマットが定型であれば、RPAツールを使うことで転記作業が自動化できます。

また、チェック業務もRPAツールの得意分野です。

RPAツールを利用してERPパッケージで発注処理をした案件で未検収のものが無いか、をチェックして、もしあれば担当者にメールで知らせるなどといった、チェック業務とメール送信を組み合わせることも可能です。

RPAツールは定型的な業務処理を速く正確に実行できるので、RPAツールに任せられる業務はRPAツールを活用することで作業時間の短縮を実現でき、生産性向上につながります。

これまでその業務で割かれていた時間を活用し、アウトプットの質を高めることができれば、更に生産性が上がるでしょう。

このようなRPAツールとERPパッケージの連携は徐々に浸透してきています。

ERPパッケージの導入を検討する際に、ベンダーにカスタマイズを依頼するのがよいのか、ERPパッケージは基本機能のみにしてRPAツールを組み合わせたほうがよいのか、という切り口でシステム導入を考えることができれば、業務改善の選択肢が増えるでしょう。

すでにERPパッケージを導入していて、当時予算の関係で実現できなかった要件があれば、RPAツールで対応できないかを再考する余地はあると思います。

参考情報になりますが、RPAツールと同様に注目されているテクノロジーにAI(人工知能）があります。

どちらも作業を自動化させるという点では等しいのですが、RPAが「人間が決めたルールに沿って実行する」ものに対して、AI(人工知能）は「自ら学習して判断ルールを作り実行する」ことが可能な点が違います。