どの業務をIT化する？インボイス制度対応のためのシステムを導入する時に考えるべきこと

現在、2023年10月開始予定の「適格請求書等保存方式（インボイス制度）」への対応方法を検討している企業担当者は多いと思いますが、インボイス制度導入をきっかけに新規でシステム導入（IT化）を検討している企業も多いようです。

インボイス制度のための新規システム導入についてはいくつかパターンがあります。

主なパターンとしては以下の３つです。

パターン１：請求書発行のみをシステム化
パターン２：請求書発行にあわせて販売管理をシステム化
パターン３：請求書発行と販売管理にあわせて原価管理もシステム化

１→２→３とシステム化の業務範囲は広くなっていきます。今回はそれぞれのパターンについて掘り下げていきたいと思います。

なおWORK-PJでは、これまでにインボイス制度についていろいろとご紹介してきたので、ぜひこちらも併せてご覧ください。

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【パターン１】請求書発行をシステム化

請求書の発行のみをシステム化するこちらのケースは、インボイス制度対応においては一番シンプルで比較的安価に実現することができます。

そもそも請求書発行システムを導入することの最大のメリットは、請求書発行業務の負荷の削減です。これまでは担当者が請求書毎に、請求データを見ながら請求書のフォーマットに情報を記入して請求書を作成していましたが、システムを導入すると請求データを登録すると請求書をワンクリックなどで作成することできるようになります。請求書発行システムを導入のきっかけがインボイス制度対応のためだったとしても、このメリットを享受することができます。

現在、インボイス制度対応の請求書を発行することのできる製品やサービスは様々な会社から提供されています。PCにインストールして請求書を発行するパッケージ製品や、クラウド環境のシステムにログインして請求書を発行するサービスなど、自社の状況に合わせて導入することが可能です。

特に最近はクラウドで簡単に電子請求書を発行できるサービスが増えています。その中の一部は以下の記事でもご紹介しています。

もう請求書を紙に印刷し印鑑を押す必要はない？電子請求書とは～概要とサービス紹介～

電子請求書対応状況の現状と製品のご紹介：ITツール・サービス徹底比較

このようなクラウドサービスを使うと、これまで紙で発行・押印・郵送していた請求書をPDF化してメールで送信したり、専用のシステム上で受け渡しをおこなうことなどができるようになります。請求データがあればすぐにシステム上から請求書を簡単に作成・発行することができるため、請求書発行業務が大幅に削減します。またサービスの中には、紙で送ってほしいという会社に対して個別に郵送するなどのオプションを付けているサービスもあります。

これらのサービスのほとんどは今回のインボイス制度に対応している（もしくは対応予定）とは思いますが、導入する場合は念のためサービス提供会社に確認したうえで導入してください。

【パターン２】請求書発行＋販売管理　をシステム化

パターン２はパターン１に加えて販売管理もシステム化する場合です。

請求書を発行するためには、もととなる請求情報が必要です。請求情報は、得意先への売上に関する情報（金額や明細など）や、得意先と合意した条件（送付先や支払条件）など販売管理に関する様々な情報をもとにつくられます。

例えばエクセルや紙などで売上情報や得意先の情報を管理している場合は、それらの情報の中から今月の請求対象データをピックアップして、必要な情報を請求書の形式に加工し、印刷などをして取引先に発送を行います。もし請求書発行業務をシステム化している場合（パターン１）は、加工した請求データをシステムに入力し、請求書を作成・発行する業務フローになります。

請求書発行と販売管理をシステム化すると、売上に関する情報や得意先情報など請求書発行に必要な情報が一つのシステムに集まっている（もしくはシステム間で連携している）ため、請求書発行担当者がさまざまなデータを集めて精査するという作業は不要になり、担当者が請求書発行ボタンをクリックすれば、現場が入力した売上情報とあらかじめ登録済みの得意先の情報をもとにシステムが自動で請求書を作成します。システム化により、現場からの連絡漏れや担当者の確認ミスなどによる請求書の発行漏れ、請求書作成時の金額などの情報の記載・入力ミスなどを防ぐことができます。なにより請求書作成に関連する業務全般の作業時間が大幅に削減されます。

場合によってはすでに使っている財務会計システムとの連携も可能になるため、販売管理に関する会計仕訳を財務会計システムに入力する必要がなくなるので、会計処理上の入力ミスや業務時間の削減なども可能になります。

【パターン３】請求書発行＋販売管理＋原価管理　をシステム化

次にパターン２に加えて原価管理もシステム化するパターンをご紹介します。原価管理を合わせてシステム化する一番のメリットは、売上だけではなく損益をすぐに把握ができるという点です。

自社の製品やサービスを販売するためには、様々なコスト（原価）が発生します。仮に売上額が大きくなっても、それ以上の割合でコスト（原価）が大きくなってしまえば、利益を圧迫する可能性もあります。会社の健全な経営のためには、売上の把握だけではなく原価の把握は必須です。

正確な損益を管理するためには、販売管理と原価管理のシステム化を検討する必要があります。

販売管理と原価管理を同時にシステム化すると、売上の情報と原価の情報を正確にすぐに把握することができるようになります。売上と原価の情報から、経営に役立つ損益（収支）レポートをタイムリーに出力することも可能でしょう。

製品・サービスによっては、様々な切り口での収支分析ができる仕組みを盛り込んでいるものもあります。例えばビーブレイクシステムズが提供するクラウドERP「MA-EYES」の場合は、プロジェクト単位で情報を収集しているため、プロジェクトごとの正確な収支情報をすぐに確認できます。自社にとって重要な経営指標となる切り口で収支情報を見れるようにしておけば、システム化していない場合には作成に時間がかかっていた経営レポートの完成を待つことなく、すぐに確認できるようになるので、スピーディーな経営判断・施策の実行にも貢献できるのではないでしょうか。

具体的に「請求書発行＋販売管理＋原価管理」をシステム化するとどのようなことができるのか、ビーブレイクシステムズが提供するクラウドERP「MA-EYES」を例に見ていきます。

こちらはクラウドERP「MA-EYES（プロジェクト型企業向け）」の機能概要図です。記載されている様々な業務データがひとつのシステムに集約されています。

様々な機能が含まれますが、プロジェクト管理、プロジェクト完了、請求などで「販売管理」を、購買（事前申請）、経費申請、作業実績・勤怠などで「原価管理」を実現しています。

概要図にあるように、様々な業務情報が分断されることなく連携しています。そのためデータを業務ごとに複数管理したり、業務間でのデータの不整合がないかをチェックする必要もありません。

多くの会社では、販売管理を管轄する部署と原価管理を管轄する部署が異なるため、それぞれエクセル（もしくは個別のシステム）で管理していますが、MA-EYESのような一つのシステムにすれば重複入力も不要ですし、データの集計などの手間なく売上の情報と原価の情報から簡単に収支レポートも出力することができます。

また、インボイス制度に対応した請求書は、システム内に格納されている請求データをもとにクリック一つで出力することができます（MA-EYESのインボイス制度対応については、　MA-EYES製品サイト：インボイス制度（適格請求書等保存方式）についてをご覧ください）。

自社に合ったシステム化の範囲とは

パターン1、パターン２，パターン３とシステム化の業務範囲が広がり、業務の効率化やタイムリーな経営レポートの出力などシステム化のメリットは増えてきます。その一方、当然コストも大きくなり、システム導入のための作業も複雑化しまた導入期間も長くなる傾向にあります。しかし、システム化の業務範囲が広いパターン３のような場合でも、製品・サービスが想定している業務と自社の業務がマッチしていれば、想定よりも低コスト・短期間で導入することも可能なケースもあります。例えば、クラウドERP「MA-EYES」の場合は、プロジェクト（案件）単位で業務を行うような業態の会社にはマッチしていますので、比較的短期間安価で導入することができます。

会社の状況は千差万別なので一概にどのパターンでシステム化したほうがいいとは言えません。たとえば取引データや得意先が少ない場合は、販売管理を請求書発行と一緒にシステム化しても請求書発行業務の作業のミスは防げても、大幅な業務の効率化は見込めないでしょう。費用も請求書発行業務のみをシステム化する場合よりもかかります。そのような場合はまずは請求書発行業務のみをシステム化して、取引データなどが増えたタイミングで販売管理をシステム化するなど段階的導入もひとつの解決策です。

多くの製品・サービスでは無料トライアルサービスなども行っていますので、まずはこのようなトライアルサービスを活用しながら、今の自社に必要なシステム化範囲はどこまでなのか、将来の状況にも対応できる仕組みがあるかなど総合的に判断してシステム化の範囲を決定していくといいのではないでしょうか。