もう請求書を紙に印刷し印鑑を押す必要はない?電子請求書とは~概要とサービス紹介~

2005年4月に施行されたe-文書法により法定保存文書を電子データでも保存することが容認されたことから、これまで紙で管理されてきた各種文書の電子化の検討が始まり、電子化に対する規制緩和や2019年に働き方改革関連法案が施行された影響もあり、より一層検討が行われるようになりました。

今回はその中から請求業務(請求書)の電子化について、概要と電子請求書システムを紹介します。

電子請求書について

電子請求書とは、請求書はこれまで紙で発行・押印し郵送することが一般的でした。電子請求書は、紙ではなくPDFなどで電子データ化された請求書のことです。電子データ化された請求書は、メールに添付して電子ファイルとして送付したり専用のシステムを導入しそのシステム上で受け渡したりします。

 

電子請求書のメリット

紙の請求書を発行している場合、一般的な作業としては以下9つの作業が発生します。

請求業務は主に月末から翌月初に経理担当者が行います。経理担当者は会社に1~数名しかいないことも多く、「請求対象の確認・確定 → 請求書の作成 → 出力 → 押印 → 宛名書き → 封入 → 切手を貼る → 発送する」という一連の作業をこの期間に集中して行うことになるため、請求書の発行量によっては経理担当者に多くの負荷が生じます。

請求書を電子化することより、これまで行ってきた作業から以下6つの作業がなくなります。実に作業工程の1/3が省略できます。

作業の削減だけではありません。紙や封筒、切手などの発送に関するコストの削減も可能になるため、請求書の電子化によりコスト面でもメリットがあります。

 

請求書電子化の注意点

上記のようなメリットからといって、簡単に請求書の電子化が可能なのかというとそういうわけではありません。請求書の電子化にはいくつか注意点があります。

 

1点目は、業務フローの見直しです。
これまでの請求業務は手間や作業負担はかかりますが業務フローは確立されているため、混乱なく作業を行うことができます。しかし電子化を行う場合にはこの慣れ親しんだ業務フローを見直す必要があります。

 

2点目は、請求書フォーマットや請求方法の確認です。
請求書をExcelやWordで作成している場合、自社で作成した請求書のフォーマットにて作成しているケースの他、得意先の要望に合わせた指定のフォーマットを利用し請求書を発行しているケースなどあります。ほかにも得意先指定の請求方法(事前に通知書を発行する、請求額と明細を分けるなど)に合わせて発行処理を実施しているケースなど請求方法のパターンがいくつもあることがしばしばあります。もし専用システムを使って請求書の電子化を行う場合には、これまで使用してきたフォーマットの利用や請求方法を継続できるのか、確認が必要となります。

 

3点目は、得意先への電子請求書での取引可否の確認です。
そもそも取引先が電子請求書での取引を認めておらず、紙での送付を求められることも考えられますので、その対応可否について確認が必要です。

 

最後に保存についてです。
法人は請求書などの帳簿書類は事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存することが定められています。取引が電子取引の場合でも、原則としてその取引の電子データを事業年度の確定申告書の提出期限の翌日から7年間保存する必要があります(その電磁的記録を出力した紙によって保存している場合には、電磁的記録を保存する必要はありません)。
保存方法についても指定があり、紙による保存が原則です。
電子データにて保存する場合は3ヶ月前までに所轄税務署長に対して申請書を提出し、承認を受ける必要がありますので注意が必要です。

 

電子データでの保存に対する申請・承認状況ついて

電子データでの保存に対する申請・承認状況ついて、平成26年度から平成30年度までの件数を国税庁が公開しています。以下はその状況をグラフ化したものです。
(「内スキャナ保存申請・承認件数」については、電子的記録による保存等の申請・承認がされた内、スキャナ保存に対するものとなります。)

参考:「電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況」より作成 (https://www.nta.go.jp/publication/statistics/kokuzeicho/sonota2018/pdf/19_denshichobo.pdf )

平成30年に行われた電子帳簿保存法の規制緩和と働き方改革の影響もあり、平成26年度と平成30年度の申請件数を比較してみると、平成26年度は申請件数11,926件に対し、平成30年度では26,155件と申請数が倍増しました。

スキャナ保存に対する申請についてはこちらも規制緩和が大きな影響を与え、平成26年度の申請件数は25件程度だったものが、平成28年では747件と大幅に増加しています。

一方で全体的な電子保存に対する申請件数に対し、スキャナ保存に対する申請件数には大きな開きがあり、電子保存への対応は広まっているものの、まだまだスキャナ保存への対応は広がっていないことが分かります。

電子保存に対する承認件数は累計で225,391件となり、規制緩和によりここ数年で増加傾向にあるものの、約400万社あると言われる日本の企業数と比較するとまだまだ紙にて保管している企業が多いというのが現状です。

 

電子帳簿保存法やスキャナ保存については働き方改革を知る(7)業務効率化の1ヒント 電子帳簿保存法とはで紹介していますのでご覧ください。

 

 

「BtoBプラットフォーム請求書」について【PR】

電子請求書に関する専用システムについては、クラウドサービスとしていくつか提供されています。今回は、その中から株式会社インフォマートが提供しているBtoBプラットフォーム請求書をご紹介します。

 

BtoBプラットフォーム請求書とは

「BtoBプラットフォーム 請求書」は、全国40万社以上が利用する電子請求書サービスです(運営会社:株式会社インフォマート)。発行する請求書を電子化するだけでなく、受け取る請求書も電子化することが可能です。

 

BtoBプラットフォーム請求書の主な機能について

【発行機能】

請求書をBtoBプラットフォーム請求書で作成し請求書を電子発行することが可能です。請求書に必要な社判も事前に登録することが出来る為、毎回捺印する作業が不要。テレワークを推進されている企業様は出社せずに請求書の発行を行うことが可能です。

<主な機能>

  • 請求書の作成
  • 基幹システムとの連携(請求データのアップロード)
  • WEB承認
  • 印影の登録
  • 請求書の電子発行
  • 請求書の郵送代行(※オプション)
  • 発行履歴の閲覧(8年間)
  • 自動入金消込機能(※オプション)

 

【受取機能】

BtoBプラットフォーム請求書上でお取引先様から届く請求書を受け取ることが可能です。WEB上で受け取った請求書は紙に出力せず、WEB上で承認作業を行うことも可能。請求データを活用しお使いの会計システムとの連携を行うことで入力作業が大幅に削減されます。また、BtoBプラットフォーム請求書上で受け取った請求書は8年間保管。ペーパーレス管理が実現します。

<主な機能>

  • 電子請求書での受取
  • 仕訳入力機能(学習機能搭載)
  • WEB承認
  • 会計システムとの連携
  • 支払データの生成
  • 電子請求書の保管(8年間)

 

BtoBプラットフォーム請求書の特徴

電子帳簿保存法に対応!

電子帳簿保存法の要件に準拠したサービスになります。その為、所轄の税務署に事前申請が不要(※)で電子保管が可能です。(※場合によっては申請が必要な可能性がございます。)

40万社以上の導入実績!

業界・規模を問わず多くの企業様にご利用いただいております。業界ならではの商習慣を熟知した担当がサポートさせていただきますので、安心してご利用いただくことができます。

料金が安い!

毎月5,000円~ご利用できる為、発生する請求書の通数が少ない企業様でも費用対効果が出しやすいです。

 

導入事例のご紹介

株式会社インフォマートのHPに導入事例が掲載されています。ぜひ、活用方法や導入効果など参考にしてみてはいかがでしょうか?

導入事例:https://www.infomart.co.jp/case/

 

最後に

電子請求書について、概要や導入のメリット、注意点、関連商材を紹介しました。今回の内容が、請求書の電子化をご検討されているご担当者様の参考情報としてお役立ちできれば幸いです。

 

■参考URL:

国税庁 帳簿書類等の保存期間及び保存方法
https://www.nta.go.jp/taxes/shiraberu/taxanswer/hojin/5930.htm

国税庁 電子帳簿保存法に基づく電磁的記録による保存等の承認状況
https://www.nta.go.jp/publication/statistics/kokuzeicho/sonota2018/pdf/19_denshichobo.pdf

 

筆者プロフィール

fmhy
fmhyビーブレイクシステムズ
自社開発ERPパッケージシステム「MA-EYES」及びフリーランス向け案件紹介サービス「Humalance」の営業を担当しております。
MA-EYES:https://www.bbreak.co.jp/maeyes/
Humalance:https://humalance.com/

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