MA-EYES × ClimberCloud 及びWinActor×ClimberCloudを活用した電子帳簿保存法への対応事例について
ビーブレイクシステムズはプロジェクト毎の原価管理を中心機能としたクラウド型ERPパッケージシステムである「MA-EYES（エムエーアイズ）」の開発・販売の他、NTTデータビジネスブレインズが開発した電子帳簿保存法にも対応した電子データ保存サービスである「ClimberCloud（クライマークラウド）」やNTT研究所で産まれた純国産RPAソリューションである「WinActor（ウィンアクター）の代理販売を行っており、業務管理に必要な様々なシステムをご提案しております。
今回はこれら製品を組み合わせることで実現できる効率的な電子帳簿保存法対応について、事例を交えながら紹介したいと思います。
※「WinActor」はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
※「ClimberCloud」は株式会社NTTデータビジネスブレインズの登録商標です。
目次
ERPパッケージシステムにて出力・受領（管理）可能な取引書類について
ERPパッケージシステムではどのような取引書類を管理することができるのか、MA-EYESを例にご紹介します。
システムから出力することのできる取引書類は以下の通りです。
取引先への送付
- 見積書
- 請求書
- 納品書
仕入先への送付
- 注文書
- 検収書
システムに添付することで管理することのできる受領書類は以下の通りです。
取引先より受領
- 注文書
- 検収書
仕入先より受領
- 見積書
- 注文請書
- 領収書
- 請求書
基本的にこれら書類はシステムに登録された情報より業務管理の流れの中で出力・送付され、受領書類であれば該当する機能に添付し管理されます。
また、ペーパーレス化も進みこれまでのように印刷したものではなく、電子データにて送付・受領し電子帳簿保存法の要件に対応した方法にて保存することも一般的になっています。
この電子取引データについて、業務の流れの中で負荷なく電子帳簿保存法へ対応するにはどうしたら良いのでしょうか。
次からはERPパッケージシステムと電子帳簿保存法に対応した電子データ保存サービスとの連携についてご紹介します。
電子帳簿保存法については以下をご参照ください。
ERPパッケージシステムと電子データ保存サービスとの連携について
電子データ保存サービスではどのような方法で保存することができるのか、電子帳簿保存法にも対応した製品であるClimberCloudを例に紹介します。
ClimberCloudでの電子データの保存方法は以下の通りです。
- システムにて出力・保存された電子取引データをAPI連携にてClimberCloudへ保存、タイムスタンプを付し検索要件を自動（または手動）で登録する
- 手動でClimberCloudへ電子取引データを保存、タイムスタンプを付し検索要件を登録する
ClimberCloudでは手動で電子データを保存することもできますが、API連携も可能なため、人手を介さずERPパッケージシステムなどと連携し保存することが可能です。
MA-EYESは標準仕様として出力・保存された電子取引データを検索に必要な情報を含めてClimberCloudへ連携させることが可能です。実際にMA-EYESとともにClimberCloudを導入いただいている企業でもこの連携機能を利用して電子取引データを管理されています。
ERPパッケージシステムでは管理しない電子取引データの保存について
これまではERPパッケージシステムなどとAPIにてClimberCloudへ連携し電子取引データを保存することについて紹介してきましたが、ここからは直接ClimberCloudへ保存することについて紹介します。
例として挙げているERPパッケージシステムのMA-EYESでは「プロジェクト毎の原価管理」を主要機能とした製品であり、主にプロジェクトに紐づく売上や原価に関する各種情報を管理しています。
経路検索サービスとの連携機能や、配賦機能も標準搭載されているため、社員の交通費や直接プロジェクトに紐づかない間接費などの費用も管理することが可能ですが、企業によってはそれら情報をMA-EYESではなく他の周辺システムで管理されているケースもあります。
周辺システムがClimberCloudとの連携ができるものであれば良いですが、できない場合には個別に手動でClimberCloudへ登録し検索に必要な各種情報も登録する必要があり、それでは電子帳簿保存法への対応に負荷が生じます。
そんな課題を解決することのできるツールの1つがRPAです。
RPAツールを用いた電子データ保存サービスとの連携について
RPAツールであるWinActorを用いた活用方法の一部を紹介します（※ここではOCRを利用しない場合の活用方法を紹介します）。
WinActorについては以下をご参照ください。
ついにきた、仕事はロボットに任せる時代 ～WinActor～
紹介する活用方法では、以下運用にて管理されていることを前提としています。
- 連携対象である電子取引データが特定のフォルダに置かれている
- ファイル名に電子帳簿保存法対応に必要な検索情報（取引先、金額、日付など）が含まれている
※MA-EYESでは帳票名は「帳票フォーマット_帳票名_管理コード_取引先企業名_税込金額_日付」にて出力される仕様となっています
今回は「ファイル名から検索に必要な情報を抽出し登録する」シナリオについて紹介します。
シナリオに関する主な情報は以下の通りです。
操作対象となるMA-EYESより出力された電子取引ファイル
シナリオで使用する変数の一覧
シナリオの全体像
シナリオの流れ
①電子取引データが置かれているフォルダを指定し、ファイル数を取得し変数「ファイル数」へ格納する
ライブラリ：「13_ファイル関連」→「04_ファイル一覧」→「ファイル(ファイル数)取得」
こちらはWinActorの処理をファイルの数だけ繰り返し行うために行います。
①のプロパティ
②ファイル名から検索に必要な情報であるコード、取引先企業、金額、日付を抽出し、変数へそれぞれ格納する
ライブラリ：「07_文字列操作」→「02_切り出し・分割」→「文字列分割」
ファイル名は「帳票フォーマット_帳票名_管理コード_取引先企業名_税込金額_日付」であり、各種情報は「_（アンダーバー）」で区切られています。
コード情報を抽出する場合、以下プロパティの設定行います。
・区切り文字列として「_」を指定する
・インデックスとして「2」を指定する
インデックスについて、WinActorでは「0」からカウントされるため、コード情報は「２」となります。
取引先企業名であればインデックスは「3」、税込金額であれば「4」、日付であれば「5」となります。
・抽出した文字列を変数「コード」へ格納する
この設定を検索に必要な情報（取引先企業名、金額、日付）分、繰り返し実施します。
②のプロパティ
※今回のシナリオでは利用しませんが、「分割サイズ」には分割した文字列の個数が格納されます
「帳票フォーマット_帳票名_管理コード_取引先企業名_税込金額_日付」であれば分割した文字列は「6」になります
ファイル名から各種情報を抽出するシナリオ
本シナリオではファイル名から正しく検索情報が分割され抽出できたかを確認するため、Excel操作に関するライブラリを利用しExcelファイルへそれぞれ転記するシナリオを追加しています。
Excelファイルへ検索情報をそれぞれ転記するシナリオ
転記結果
あとは以下シナリオを追加します。
- ClimberCloudを起動し、特定したファイルをClimberCloudへ登録する
- ②にて変数に格納した各種検索情報をClimberCloudへ登録する
- ファイルの数だけ繰り返し同様の処理を行う
- ClimberCloudへの登録が完了したら、ファイルを「対応済フォルダ」などへ移動させる
シナリオが完成したら必要なタイミングでWinActorを起動（または日時を指定し起動させる）し、シナリオを実行するだけです。
※WinActorにてシステムを起動し、繰り返し処理を行うシナリオについては以下をご参照ください。
このように電子データ保存サービスとの連携ができない周辺システムを利用していたとしても、RPAツールを利用することで負荷なくClimberCloudへ電子取引データを保存し電子帳簿保存法へ対応することが可能になります。
最後に
今回はERPパッケージ、電子データ保存サービス、RPAツールを組み合わせることで実現できる効率的な電子帳簿保存法対応について紹介しました。電子帳簿保存法への対応に課題を持たれている方、業務管理システムの導入を検討されている方々へ本記事が参考情報として少しでも役立てば幸いです。
また、記事の中で紹介した各種製品についてについてご興味いただけましたら、下記よりお気軽にお問い合わせください。
- ERPパッケージシステム『MA-EYES（エムエーアイズ）』に関するお問い合わせ
- 電子帳簿保存法にも対応したデータ保存サービス『ClimberCloud（クライマークラウド）』に関する問い合わせ
- RPAツールWinActorに関する問い合わせ
※「WinActor」はNTTアドバンステクノロジ株式会社の登録商標です。
※「ClimberCloud」は株式会社NTTデータビジネスブレインズの登録商標です。
※その他記載の商品名やサービス名は各社の登録商標または商標です。
筆者プロフィール
- ビーブレイクシステムズ
- 統合型基幹業務パッケージ（ERP）「MA-EYES（エムエーアイズ）」 及びクラウド上で提供されているマネジメントツールをご提案する「コネクテッド・クラウド」の営業を担当しております。
MA-EYES：https://www.bbreak.co.jp/maeyes/
コネクテッド・クラウド：https://www.bbreak.co.jp/connectedcloud/
【オンラインセミナー定期開催中】法改正、IT導入補助金、内部統制、業務の効率化など
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