業務管理システムの導入による業務効率化のメリット（3）情報の一元管理とテレワーク
「業務管理システムの導入による業務効率化のメリット」と題して前回と前々回ではレポート作成の省力化と決算の早期化と内部統制対応について紹介してきました。
| 業務管理システムの導入による業務効率化のメリット（1）レポート作成の省力化と決算の早期化 |
今回は情報の一元管理とテレワークについて業務効率化のポイントを紹介します。
目次
情報の一元管理
筆者のクラウドERPの提案経験の中で多く挙がる課題の1つとして、「複数のシステムがあり、管理が煩雑になっている」というケースがあります。複数のExcel（あるいはシステム）でデータを管理する場合、データ投入やデータ集計、レポート作成にかなりの手間がかかります。情報を一元管理ができる業務管理システムを導入することで、上記の手間を削減し、業務効率化に大きく貢献することができます。
データ投入
複数のExcel・システムを導入していることにより、例えば
- 見積書のExcelファイルに登録した情報と同じ情報を受注管理のシステムに登録する
- 勤怠管理のシステムに1日の勤怠情報と各プロジェクトでの作業時間を登録する
- プロジェクトの収支管理を行っているExcelファイルに各プロジェクトの工数を登録する
など、多重入力が発生しているケースがあります。
一元管理された業務システムを導入することで、
- 見積情報をもとに受注情報を登録する
- 登録された勤怠情報をもとにプロジェクトごとの工数を割り振る
など、多重入力を排除することができ、業務が効率化されます。
また、多重入力の際にデータを打ち間違え、データの整合性が取れなくなり、データの確認や修正に手間がかかることもありますが、一元管理された業務システムを導入することで、それらの手間を無くすことができます。
データ集計、レポート作成
こちらについては「業務管理システムの導入による業務効率化のメリット（1）レポート作成の省力化と決算の早期化」の「レポート作成の省力化」にて紹介しています。そちらをご参照ください。
テレワーク
新型コロナウイルスの影響で2020年4月に初めて緊急事態宣言が発令され、企業のテレワークが急速に普及しました。現在では新型コロナウイルスが5類感染症に変更され、新型コロナウイルスと共に生きる世の中になりましたが、テレワークが定着した企業、テレワークと出社を併用する企業、コロナ禍の前のように出社がメインの企業にわかれました。
テレワーク自体が業務効率化につながるかは業種や職種によるかと思いますが、テレワークの環境を整備することで、業務効率化につながるケースがあります。
ペーパーレス化
自宅で作業をしながらワークフローを回すために、申請承認を紙から電子（システム）で行える環境の整備が必要となりました。社外から業務管理システムにアクセスし、承認が可能となることで、紙で稟議を回していた時に発生していた「社内に承認者がいないため、承認が下りずに業務が滞る」ということがなくなり、業務効率化につながります。
また、紙が無くなることで、印刷・保管コストの削減やシステム内に証跡を残すことで、内部統制の強化にもつながります。
Web会議の導入
Web会議ツールを導入することで、自宅にいながらお客様との商談が行えるようになります。お客様先への移動が無くなることで担当者は効率よく商談の日程を組めるようになり、業務の効率化につながります。さらにお客様先への移動が無くなるため、交通費の削減にもつながります。
また、社内での打ち合わせもWeb会議ツールを利用することで、テレワークでよくある課題の１つであるコミュニケーションが取りづらいという課題を解消することができます。
自宅での作業
以下は筆者の所感となりますが、多くの人も同じことを感じているかと思います。
- 会社への通勤が無くなることで、ワークライフバランスが取りやすい
- 無関係な電話や周りの音に気を取られることがなくなり、仕事に集中しやすい
など働きやすい環境が整いやすく、業務の効率化につながるケースもあるかと思います。
テレワークでは、前述した社内のコミュニケーションが取り辛くなるという課題はありますが、グループウェアの導入やWeb会議ツールなど、コミュニケーションの手段を確保することで、課題を解消することができます。
最後に
業務管理システムの導入による業務効率化について紹介してきましたが、実際に業務管理システムを導入するまでには様々な検討事項があります。自社の要件を満たせるか、費用が予算内に収まるかなどはもちろん重要ですが、新しい業務管理システムを導入することで業務フローや社内ルールの見直しなども必要となります。
ビーブレイクシステムズが提供している業務管理システムの『MA-EYES』では、引き合いから債権・債務まで一元管理できます。『MA-EYES』を導入することで、上記で紹介したデータ投入やデータ集計・レポート作成、ペーパーレス化など業務効率化に貢献することが可能です。
また、お客様のご要件をヒアリングした上で最適な『MA-EYES』の利用方法についてもご提案しておりますので、ご興味いただけましたら、下記よりお気軽にお問い合わせください。
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筆者プロフィール
- ビーブレイクシステムズ
- 仕事終わりにバーベルを挙げるのを楽しみにしている営業職。
スクワットベスト230㎏。必殺技は右肘のプレスアウト。
【オンラインセミナー定期開催中】法改正、IT導入補助金、内部統制、業務の効率化など
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