【プロジェクト型企業向け】販売・原価管理を行うシステムの検討・選定時のポイント

ビーブレイクシステムズはプロジェクト毎の原価管理を中心機能としたクラウド型ERPパッケージシステムである「MA-EYES（エムエーアイズ）」を開発・販売しており、システム開発業やコンサル業など主な原価が人件費である企業を中心に導入しています。MA-EYESには販売（売上）管理機能も搭載されているため、原価管理だけでなくプロジェクト毎の利益も確認することが可能です。

今回はこれまでの商談内容を基に、システム開発業やコンサル業などで販売管理と原価管理を管理することのできるシステムを検討・選定する際のポイントについて紹介したいと思います。

クラウド型ERPパッケージシステム『MA-EYES（エムエーアイズ）』について

ビーブレイクシステムズが開発・販売をしているクラウド型基幹業務管理システム(クラウドERP)のMA-EYESについて簡単に紹介します。

MA-EYESはプロジェクト毎のアサイン予定や外注予定などの原価予定と対する実績を正確に管理することのできるプロジェクト管理機能を中心としたクラウド型ERPパッケージです。自由度の高さが特長であり、画面項目の追加や帳票フォーマットの追加・修正ができる他、パッケージシステムでありながら業務に合わせたカスタマイズも柔軟に行うことが可能です。

機能面では見込情報の管理から見積、受注、請求・売上、購買・経費、債権・債務の管理に至るまで、ERPとして一通りの機能を搭載しています。1つのシステムでプロジェクト毎に売上から原価の管理を行うことで、原価の予実管理だけでなくプロジェクト毎の収支管理まで行うことができるのも特長です。また、申請・承認機能を始め、権限設定機能やログ管理機能、各種履歴確認機能などを搭載、内部統制へも対応したシステムです。

販売管理と原価管理を1つのシステムで管理することのメリット

販売管理と原価管理を1つのシステムで管理することのメリットについて紹介します。

プロジェクト単位での利益を容易に確認できる

システム開発業やコンサル業などでは業務をプロジェクト単位で管理していることがほとんどですが、このような企業で販売管理と原価管理を個別に管理している場合に必ずと言っていいほど課題になるのが、プロジェクト毎の収支管理を行うために必要な管理工数の削減です。

プロジェクト毎の利益を確認するためには、売上や原価をプロジェクト毎に管理する必要があります。販売管理と原価管理を別々に管理している場合にはそれぞれから必要な情報を抽出しプロジェクト単位で集計する必要がありますが、集計作業は基本的に月次の各種実績が確定した後に行われるため、月末または月初に担当者の集計作業が集中し負荷が高まります。

プロジェクト毎の売上や原価情報が１つのシステムで管理されていれば、実績確定後に突合する必要がなく、集計の負荷を軽減できます。また、月中であっても原価の予実を確認することができるようにもなるため、赤字化予備軍のプロジェクトを早期に発見し改善策を立てることも可能になります。

進行基準売上計算及び月次締め処理の早期化ができる

販売管理と原価管理を異なる仕組みで管理している場合、進行基準売上の計算に必要な契約金額、予定原価、実績原価をそれぞれプロジェクト毎に集計し進捗率を求め、計上可能な進行基準売上を計算する必要があります。計算対象となるプロジェクト数が多くなればなるほど計算担当者に負荷が掛かり、またそれが月次の締め処理にも影響し、業績確定に時間がかかることも課題になる可能性があります。

MA-EYESのようにプロジェクト毎に売上や原価予定を管理し、原価実績より進行基準売上の計算ができるシステムであればこれら課題を解消することができ、月次締め処理及び業績確定の早期化を実現することが可能になります。

メリットのまとめ

プロジェクト単位での利益を容易に確認することができる
進行基準売上の計算のために発生していたコストが削減できる
月次締め処理の負荷を軽減し、業績確定の早期化を実現できる

販売・原価管理システムを検討・選定のポイント

上記の通り販売管理と原価管理を1つのシステムで行うことのメリットはいろいろとあります。このようなシステムを検討、選定時のポイントについて紹介します。

業務管理方法が自社業務にマッチしているか

販売・原価管理ができるシステムであっても、自社の業務管理方法に合致したものでなければ期待していたメリットを得ることはできません。導入するシステムでプロジェクト単位で売上や原価の予定及び実績を管理ができることや、物販（サーバやPC、ライセンスなど）を行っている企業の場合では、物品の販売及び仕入機能の有無も重要なポイントです。プロジェクトに紐づける工数実績についてもアサインされたプロジェクト毎に登録できるのか、プロジェクト毎且つ作業のタスク毎にも登録ができるのかなど、どの単位で作業実績を登録できるのかを確認することも必要です。

売上・原価計上方法がシステムとマッチしているか

売上の計上方法についてはプロジェクト単位で計上することはもちろん、要件定義や開発などのフェーズ単位の場合もあれば、物販がある場合には売上明細の管理を必要とする場合もあります。原価についてもこれらの単位で管理する必要がありますので、売上や原価の計上方法が自社とマッチしているかを確認する必要があります。

他システムより各種実績の連携が可能か

最近では勤怠・工数管理や経費の管理に特化した導入しやすいクラウド製品もあり、個別のシステムにて業務を管理している企業も多いです。その場合、売上に対する原価を管理するためには、個別のシステムから実績を取り込む必要がありますが、その際ただ取り込むだけではなく、その原価の紐づけ対象となるプロジェクトを指定するための情報（プロジェクトコードなど）も連携対象データに含める必要があります。また、進行基準売上の計算にもプロジェクト毎に原価の実績情報が必要になることからも取り込むべき単位でデータを受け取る必要があります。

このように個別のシステムで原価の実績を管理している場合では、連携元データには連携先システムにて原価実績を紐づけるための情報を含める必要があり、連携先システムでは連携データに含まれた情報単位で実績を取り込む機能が必要です。

検討・選定ポイントのまとめ

自社で管理している業務単位で管理が可能なシステムか
売上・原価計上方法が自社業務にマッチしているか
他システムより取り込むべき単位で実績データが連携できるか

最後に

今回は販売・原価管理システム検討及び選定時のポイントについて紹介しました。販売・原価管理システムについて導入の検討または選定をされている皆様へ本記事が参考情報として少しでも役立てば幸いです。

また、記事の中でご紹介したERPパッケージシステム『MA-EYES（エムエーアイズ）』についてご興味いただけましたら、下記よりお気軽にお問い合わせください。

MA-EYESに関するお問い合わせ

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筆者プロフィール

fmhyビーブレイクシステムズ: 統合型基幹業務パッケージ（ERP）「MA-EYES（エムエーアイズ）」及びクラウド上で提供されているマネジメントツールをご提案する「コネクテッド・クラウド」の営業を担当しております。

MA-EYES：https://www.bbreak.co.jp/maeyes/
コネクテッド・クラウド：https://www.bbreak.co.jp/connectedcloud/