入金確認や入金消込で手作業や目視が発生しミスが怖い。。。おまけに属人化して、他の担当者ではできない。そんな課題を解決する入金消込システム「Victory-ONEシリーズ」にお任せ！
今回は、ビーブレイクシステムズのパートナー製品である債権管理・入金消込に特化したシステム「V-ONEクラウド」を紹介します。
目次
R&AC社「V-ONEクラウド」とは
「V-ONEクラウド」を提供しているR&AC社は、創業より約20年、債権管理・入金消込業務に特化し、自社開発のスクラッチシステムに対応できるカスタマイズパッケージから、低価格のクラウドサービスまで、お客様の状態やニーズに合わせて、経理業務の効率化をミッションにシステムの開発・販売しています。
大企業や中堅企業に向け、運用を変更することが難しい業務フローにシステムをカスタマイズできる「Victory-ONE G5」や製造業の独特な商慣習である入金額と検収費目を照合する「Victory-ONE 検収照合」EC運営で発生する決済代行会社からの決済明細と受注明細を照合する「Victory-ONE 決済管理」、最後に今回ご紹介する低価格で利用できる債権管理・入金消込システム「V-ONEクラウド」の4つの製品をラインナップとして開発・販売しています。
まずは、そもそも入金消込ってそんなに大変なのでしょうか？現場で行われている実態から説明していきます。
受託開発やプロジェクト型等の案件は、特有の入金消込が煩雑になることも
広告代理店やSIerなど、プロジェクト型や受託開発などのビジネスモデルが中心となる業態でつきものなのが、案件遅延による部分納品や分割納品です。案件発生は一時的なものの大型プロジェクトやシステム開発等では、案件が長期にわたる場合も多々あります。案件全体の合計金額で受注し、要件定義や企画立案までのフェーズで請求・売上を計上する、または、一つの案件として売上を計上しているが、プロジェクトの進行度合いにより、全額ではなく、部分的に納品となり、全体金額の一部しか入金されないことがあるなど、1つの案件として請求額と入金額が合わなくなるイレギュラーが発生することがあります。
受託や請負などのビジネスモデル特有のお悩み以外にも入金消込は、そもそもが煩雑
「入金消込って、入金と請求をつけあわせるだけでしょ！？」「入金消込は担当が頑張ってるから大丈夫」「月末月初はどうしても処理が重なるから多少の残業はしょうがない」と思っていると実は大間違いです。
入金消込は、非常に煩雑です。また、事業が拡大すればするほど、処理件数が増えていくので、よくExcel等で作業をしているという企業も多いですが、すぐに手動管理の限界を迎えてしまいます。請求・入金の照合や帳票作成、督促に関する悩みを見てみましょう。
請求・入金情報の照合作業に関するお悩み
- 複数の銀行口座を利用していて入金情報取得が手間
- 複雑な入金パターンの照合に時間が掛かる
- 振込手数料・消費税による誤差
- 振込依頼人名（カナ）が社名と異なる
- 複数の得意先から売掛金がまとめて入金される
- 一部入金があり、どの請求に対する入金なのかがわからない
帳票レポート作成やシステム間連携に関するお悩み
- 管理帳票類を消込作業の後に作成する必要があり、時間が取られる
- 販売管理や会計システムへ売上計上する際、同じ内容を入力する二重入力が発生する
- 各システムへ転記する際に、手動なので、ミスが起きやすい
不明入金の可視化や督促に関する社内コミュニケーション
- 営業担当者への督促依頼メールや電話が手間
- 前受金や過入金処理の手続きが煩雑
このように経理担当者が月末月初になると忙しく残業しているのは、上記のように複雑かつアナログな作業になっていることが大きな原因の一つです。
また、属人化しやすいと言われる入金消込作業は、取引先の入金の「クセ」が担当者へノウハウとして蓄積されていきます。そうすると、替えが利かなくなり、急に担当者が退職したり、病気で欠勤するなど、担当者が不在の場合、入金消込作業は滞ってしまいます。
これが、督促の遅れや、不明入金の特定など、月次の会計処理に大きく影響し、経営リスクの種にもなります。
「V-ONEクラウド」は手作業や目視作業を削減し、入金消込業務を標準化・効率化
「V-ONEクラウド」は、手作業や目視により、煩雑になっている入金消込業務を大幅に効率化し、月次決算の早期化、滞留債権管理の精緻化を実現します。
【製品概要図】
特に入金消込関連の機能は充実しており、手動や目視で行っていた作業はシステムが一瞬で照合してくれます。
【一括入金消込画面】
債権管理システムとしての機能も充実しており、以下のような主要機能で管理業務の手間を省きます。
- 消込シミュレーション機能
請求明細と入金明細を自動で付け合わせし、照合一致パターンをレコメンドしてくれる機能です。一部入金等が発生しやすいビジネスモデルにおすすめ
- 入金データ自動連携機能
複数金融機関からの入金情報を取得する手間を省き、自動で入金情報取得
- 前受金管理機能
サブクスサービスや月額サービス等の煩雑な前受金管理も定期売上と契約期間入力で計上を自動化
- 債権管理帳票機能
手作業になりがちな管理帳票も10種以上の帳票機能で作成・更新時間を削減
- 督促支援機能
チャットやメールとの連携が可能で督促依頼や顧客の入金情報も1クリックで営業に通知
- API公開
入金結果やしわの二重入力、データ取り込みの手間も販売管理システムや会計システムとのデータ連携が可能
上記のような自動化機能で、手作業、目視、二重入力等を大幅に削減し、債権管理・入金消込業務を大幅に効率化します。
また、基幹システムである「MA-EYES」と併用することで、売上計上、請求から、入金管理、督促管理までの一連の流れをシステム導入することで、業務の自動化が可能です。
お困りの方はぜひ、以下よりお問い合わせ下さい。
※掲載されている商品名またはサービスなどの名称は、各社の商標または登録商標です。
筆者プロフィール
- ビーブレイクシステムズ
- 新しい「働き方」やそれを支えるITツールにアンテナを張っています。面白い働き方を実践している人はぜひ教えてください！
【オンラインセミナー定期開催中】法改正、IT導入補助金、内部統制、業務の効率化など
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