入金消込の自動化で経理業務を効率化、入金消込サービスとは
目次
入金消込業務は大変
企業活動において売上を上げていくことは重要ですが、売上が計上されるタイミングは納品、検収など企業によって様々で、なおかつ売上が計上された時点では顧客からの入金がないケースがほとんどです。さらに1,000万円の売上に対して顧客の手違いで入金が900万円だった、あるいは入金がなかった場合は顧客へ振り込みの催促をしなければいけません。顧客への債権を抜け漏れなく回収するためには自社で債権に対して正確に入金がされているかを確認する作業が必要となります。
債権に対する入金の照合（入金消込）はバックオフィスで主に経理担当者が行っており、企業規模によっても異なりますが、毎月数百件から数千件ほど入金消込作業が発生します。
この膨大な数の照合作業は経理担当者が通帳やインターネットバンキングなどの入金明細の記録と顧客への請求書をチェックして、顧客からの入金が漏れなくあったかを確認しています。基幹システムや会計システムに入金消込の機能がある場合はシステム外から入金情報を取り込み、システムに保持されている売掛金等の情報をもとに消込作業を行います。基幹システムや会計システムに入金消込の機能がない場合はExcelなどで請求情報を一覧でまとめておき、Excelと入金明細を見比べて照合作業を行うなど企業によって入金消込の方法は様々です。
債権の宛名/金額と振込元の宛名/金額が一致する場合は債権に対する入金があったとすぐに照合することができますが、中には以下のようなケースもあります。
- 複数の請求書に対してまとめて入金されている
- 請求先と入金先が違う（例：請求はグループ会社だが、振込は親会社から など）
- 請求書の金額と入金額が違う
- 入金予定日に顧客からの振込がない
- 振込手数料や消費税誤差などによって差額が生じる
など
ただでさえ照合しなければいけない件数が多い上に、上記のような債権額に対して正しい入金がされているのかの確認が必要になるものやそもそも顧客からの振込がないなどトラブルが起きると、入金消込作業に時間が掛かってしまいます。そうすると残業による余計なコストが発生したり、月次の締め処理に時間がかかったりと業務が非効率です。これらの無駄なコストや非効率を解消し、入金消込業務を効率化するためのサービスがあります。
入金消込業務を効率化するサービス
入金消込業務を効率化するためのサービスでは、経理担当者の代わりに入金消込の作業を自動で行います。
例えば、債権の宛名/金額と振込元の宛名/金額が一致するものは債権に対する入金があった自動で判断して照合します。大半の照合作業を自動で行い、残ってしまった債権と入金についてのみ人間が確認することで入金消込の業務時間を大幅に減らすことができます。
入金消込を自動化するサービスやソーリューションは世の中に多くありますが、本記事では「V-ONEクラウド」をご紹介します。
入金消込自動化サービス「V-ONEクラウド」【ＰＲ】
画像引用：V-ONEクラウド製品ページhttps://www.r-ac.co.jp/v-one-cloud/
V-ONEクラウドとは株式会社アール・アンド・エー・シーが開発した入金消込自動化サービスです。ビーブレイクシステムズでは、2019年12月より販売を開始しています。
（参考：https://www.bbreak.co.jp/release/release191210.html ）
販売管理システムや銀行などV-ONEクラウドの外から債権データ、入金データを取り込み、V-ONEクラウドの中で入金消込を自動で行います。また消込時に会計仕訳を起票し、仕訳データを会計システムへ連携させることも可能です。
以下の製品HPからV-ONEクラウドの特徴をまとめましたのでご紹介します。
参考：V-ONEクラウド製品ページhttps://www.r-ac.co.jp/v-one-cloud/
特徴１ 機械学習による消込
顧客ごとに照合ロジックを調整できるため、精度の高い自動照合が可能です。また、独自の学習機能がついており、異なる名義での振込やまとめ入金、振込手数料までも学習するため、照合率が高くなります。
特徴２ 滞留状況の見える化
残高年齢表や滞留一覧表を出力することができ、回収状況や滞留状況を見える化します。また、営業担当者にメール・チャットで債権の回収状況を通知することも可能です。
特徴３ 入金データの自動取得
複数の金融機関/口座の取引明細を自動で取得して日々の入金確認の手間を削減します。
特徴４ 業務フローやシステムを変えずに導入可能
V-ONEクラウドは入金消込/債権管理に特化しているため、既存システムや業務フローを大幅に変更することなく導入できます。システム間の連携に関してはAPI、CSVファイルによる連携が可能です。
特徴５ システムに関する専門知識は一切不要
稼働まで専属の担当者がサポートすることでシステム導入は行ったことがないお客様や情報システム部門に依頼せずとも経理部門のみで稼働させたいお客様でもスムーズに本稼働まで至っています。
ここまで簡単な製品概要と特徴についてご紹介してきましたが、V-ONEクラウドではどのように入金消込業務が効率化できるのか実際の画面を参考にご紹介していきます。
◎一括消込画面
画面左側には請求情報、画面中央には入金情報、画面右側には請求金額と入金金額の差額を一覧で表示します。
以下に該当する請求情報、入金情報をまとめて消し込むことができるため、消込作業の時間を大幅に削減できます。
- 請求情報の得意先と入金情報の振込先が一致する
- 請求金額、入金金額が一致する or 差額があらかじめ設定された誤差範囲以内
- 上記のいずれにも当てはまらない（例：得意先と振込先が一致しない）が機械学習機能で消込対象として判断されている
◎個別消込画面
一括消込画面で消し込めなかった場合は個別消込画面で入金消込の処理を行います。
上記の画面はグループ会社への請求に対して親会社から振込があり、債権の一部を消し込んでいます。
個別消込で行った処理を機械学習させることもできるため、自動消込の照合率が高くなっていきます。
◎管理帳票
V-ONEクラウドに登録されている情報をもとに滞留明細一覧などの債権管理に関する様々な管理帳票や会計仕訳が出力できるため、手作業で資料を作成している場合はV-ONEクラウドの導入により資料作成の手間を削減できます。
V-ONEクラウドの導入により入金消込業務が効率できることをお伝えしてきましたが、具体的にどれだけ業務が効率化されたのかV-ONEクラウドの製品HPにある導入事例（参考：https://www.r-ac.co.jp/case/ ）の中からいくつか抜粋をして導入効果をご紹介します。
導入事例１
■V-ONEクラウド導入前
- 月300から400件ほどの入金があり、Excelを使って手作業で入金消込を行っていた
- 全ての入金情報を目視で確認する必要があり、入金情報と請求情報の照合だけで4時間はかかっていた
- 照合する債権が不明な入金や請求額と一致しない入金などの調査、営業への確認、会計システムへの仕訳連携などを含めると更に時間がかかっていた
□V-ONEクラウド導入後
- 一括消込機能のおかげで全ての入金情報を目視する必要がなくなり、導入後はイレギュラーな入金のみ確認している
- 9割ほどの入金データが自動で消込できており、数時間の消込業務が削減できた（消込や確認作業にかかる時間は1/5以下となった）
- 営業への確認や会計システムへの仕訳連携もV-ONEクラウドから出力できる滞留明細や仕訳データで対応できるようになったため、これらに掛かる時間や手間がほぼゼロとなった
導入事例２
■V-ONEクラウド導入前
- 毎月1,000件ほどの入金情報を日々紙で出力してシステムから出力した請求情報と一件ずつ目視で照合していた
- 月末は2名の担当者がつきっきりで業務にあたっていた
□V-ONEクラウド導入後
- 学習機能の精度も良く、全体の約95％は自動で消込ができており、確認が必要なのは照合する債権が不明な入金だけとなった
- 大幅な工数の削減により捻出できた時間をこれまで後回しにせざるを得なかった別の作業に回せるようになった
導入事例３
■V-ONEクラウドの導入前
- 管理システムから請求情報をExcelに転記し、Excelと入金明細を手作業で照合していた
- 上記の消込作業に加えて未入金リストも手作業で作成しており、トータルで20人日は掛かっていた
- Excel管理による手作業のミスも発生していたこともあり、後続の督促業務にも影響が出てしまい、 未入金も多く発生していた
□V-ONEクラウド導入後
- 学習機能により導入前は20人日ほど掛かっていた作業が、2人日まで減った
- 未回収債権が可視化できるようになったため、自信を持って督促する事ができるようになった ※副次的な効果として営業部門が未収金に対して興味を持つようになった
- 事業を拡大しており、それに伴い仕事量も増えているが、 浮いた時間をそこに割くことが出来るようになった
9割以上の件数が自動消込できるようになった、20人日掛かっていた入金消込業務が2人日まで削減できたなど導入効果は企業によって様々ですが、V-ONEクラウドによって入金消込業務が効率化されているとわかります。
最後に料金と導入実績をご紹介します。
料金は請求・入金の件数によって異なるプランが4つあり、企業規模に合わせたプランを選択することができるため、費用を最小限に抑えることが可能です。
導入社数は筆者がHPで確認した2020年4月9日時点で400社以上あり、これは入金消込・債権管理クラウドツールでの導入企業数No1だそうです。
入金消込業務を効率化したい、非効率な業務が発生している場合はこれを機会に導入をご検討してみてはいかがでしょうか。
V-ONEクラウドをはじめ、様々なクラウドサービスをお客様のニーズに合わせてご紹介します
筆者プロフィール
- ビーブレイクシステムズ
- 仕事終わりにバーベルを挙げるのを楽しみにしている営業職。
スクワットベスト230㎏。必殺技は右肘のプレスアウト。
クラウドサービスをコネクトしてITをフル活用
ERP、RPA、シングルサインオン、電子請求書、Web会議システムなど様々なクラウドサービスを上手にコネクトして仕事にお役立てください。
