【インボイス・電帳法など制度改正対応】販売、原価管理など基幹業務を併せてシステム化をするメリット
2022年１月から開始された改正電子帳簿保存法、2023年10月より開始されるインボイス制度などへの対応を目的に、業務管理システムの導入を検討される企業は多いようです。
今回はこのような制度改正への対応を機に業務管理システムの導入を検討している企業の皆様に向けて、統合的な業務管理システム（ERP）を導入することのメリットについてまとめてみたいと思います。
業務単位でシステムを導入する場合のデメリットついては以前紹介していますので、ご興味いただければそちらもご覧ください。
| 【インボイス・電帳法など制度改正対応】業務単位でシステムを導入する場合のデメリット |
目次
ERPとは
ERPとは「Enterprise Resources Planning」 の略です。一般的に統合型基幹業務管理、もしくは統合型基幹業務管理を実現するシステムのことを指します。
統合型基幹業務管理システムとは、企業の基幹となる欠かすことのできない様々な業務（契約管理、販売管理、原価管理、勤怠管理、経費管理、会計管理など）を統合的に管理することのできるシステムです。
参考まで、以下にて当社が開発し販売しているプロジェクト毎の原価管理を中心機能としたクラウド型ERPシステム「MA-EYES（エムエーアイズ）」について紹介していますので、ご興味いただければそちらもご確認ください。
制度改正とシステム導入の有効性について
インボイス・電帳法など制度改正へは、必ずしもシステムを導入しなければ対応できないことではなく、Excelなどのオフィスツールの利用や業務管理規定を定めることで対応できることもあります。
ただ、オフィスツールや規定により制度改正へ対応しようとする場合では、正しく情報が管理できていない、業務管理方法が複雑化し対応する社員や管理者に負荷が掛かるなどの課題が発生することもあり、システムの導入を検討される企業が多く、実際に当社にも制度改正に伴う問い合わせが非常に多く寄せられます。
これらのことからもシステムを用いた対応は、制度改正時の有効な業務管理方法であると言えます。
販売、原価管理も併せてシステム化する場合の業務的メリット
前述のとおり、制度改正への対応方法としてシステムを用いることは非常に有効な手段です。
ただし、必要なシステムを業務単位で導入した場合では、各システムへのメンテナンス作業や重複した情報の入力が必要になるなど、業務負荷を増大させてしまうという懸念点もあります。このような課題の解決方法としてERPを導入し、販売・原価管理など基幹となる業務を併せてシステム化する場合の業務的メリットについてみていきましょう。
ERPを導入することで得られる最大のメリットは、情報を一元管理できることです。登録された1つの情報を機能間で共有することができるため、例えば以下のような管理が可能になります。
- 営業担当者が見積管理機能へ情報を登録する
- 受注登録担当者が受注管理機能にて見積情報を呼び出し、受注管理に必要な受注金額や請求情報などを追加登録する
- 経理担当者は受注管理機能に登録された請求情報より、請求機能にて請求書を作成する
- 請求情報を元に入金管理を行う
このように、まるで情報のタスキリレーのように後続機能に必要な情報を引き継ぎながら業務を管理することが可能になります。
プロジェクト単位で業務を管理している企業ではプロジェクト単位の原価の予実管理や収支管理が必要ですが、プロジェクト毎の原価管理機能が搭載されたERPであれば、例えば原価の予実管理を行う場合には以下のような管理が負荷なく可能になります。
- プロジェクト管理機能へ発生予定の原価情報を登録する
- 登録されたプロジェクト毎に作業実績や経費などの実績情報を紐づけ登録する
- 分析機能にてプロジェクト毎に登録された予定原価情報と実績原価情報を呼び出し、原価の予実状況を確認する
更に収益認識基準への対応（履行義務の充足に係る進捗度の見積ができる場合）として工事進行基準と同様の計算をする場合にも、プロジェクト毎に契約金額、原価予定、原価実績のそれぞれの情報が集約されているため、進捗度の計算やそこから計上すべき売上額を計算するなど、このような複雑な計算も正確に行えるようになります。
つぎに制度改正時の対応をみてみましょう。例えば適格請求書発行への対応としては、請求機能に対し請求書への記載が必要な項目（事業者登録番号の表示、発行・受領者の事業者名の表示、税区分毎の金額の表示、など）を表示させる対応を行うだけでいいため、これまでの業務フローを大きく変更することなく対応することが可能です。
このように、1つのシステムで情報を一元管理することにより、情報の重複入力の排除や必要な情報の集計に負荷を掛けることなく効率的に業務を管理することができ、また制度改正への対応としても影響範囲を最小限に抑えた対応を行うことが可能になります。
販売、原価管理など基幹業務も併せてシステム化する場合のコスト的メリット
業務的なメリットを得ることのできるERPの導入ですが、コスト面ではどうでしょうか。ここからはERPを導入することで得られるコスト面でのメリットについて記載したいと思います。
ERPを導入するとなるとシステムの規模も大きくコスト面が心配、という印象を持っている人は多いのではないでしょうか。しかし、製品によっては提供されている機能から必要な機能を選択して導入することができる製品もありますので導入規模を抑えた導入が可能ですし、利用料金についてもユーザ数によらず一定額にて利用できる製品もあるので、その場合には企業規模の拡大とともに従業員数が増加しても利用料金を心配する必要はありません。
業務毎にシステムを導入する場合では、導入費用や利用料を抑えた導入が行いやすいというメリットもありますが、制度改正などにより利用しなければならないシステムが多くなればなるほど費用は掛かります。メンテナンスや個別システムへの情報登録などの人件費を加味した総額で比較すると実は割高だった、というケースも少なくありません。
「ERPの導入は規模も大きくコスト面が心配」という印象を持たれがちですが、実は導入費用・利用料以外の部分も含めて比較してみると様々な部分でコストを抑えることができるケースは多いです。このことが販売・原価管理など基幹業務を一元管理できるERPを導入することで得られるコスト的メリットとなります。
最後に
【インボイス・電帳法など制度改正対応】販売、原価管理も併せてシステム化をするメリットについて紹介しました。制度改正をきっかけに、業務管理のシステム化を検討されている企業の皆様へ本記事が参考情報として少しでも役立てば幸いです。
筆者プロフィール
- ビーブレイクシステムズ
- 統合型基幹業務パッケージ（ERP）「MA-EYES（エムエーアイズ）」 及びクラウド上で提供されているマネジメントツールをご提案する「コネクテッド・クラウド」の営業を担当しております。
MA-EYES：https://www.bbreak.co.jp/maeyes/
コネクテッド・クラウド：https://www.bbreak.co.jp/connectedcloud/
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