第一回 勤怠管理とは? 改めて知りたい管理内容と管理方法

正しく理解できていますか?勤怠管理と勤怠管理の「義務化」で、勤怠管理が今後義務化され、さらに正確性が今まで以上に求められるようになるというお話しをしました。しかし、一口に「勤怠管理」といっても、具体的には、何を、どのような方法で管理すればよいのか、曖昧な方もいらっしゃるのではないでしょうか。今回は、「勤怠管理」と呼ばれる範囲で管理すべきこと、また、「勤怠管理」の方法について掘り下げていきましょう。

 

管理すべき「労働時間」=使用者の指揮命令下に置かれている時間

 

勤怠管理とは、適正な賃金の支払や労働者の健康確保をするため、労働者の「労働時間」を管理することをいいますが、そもそも勤怠管理における「労働時間」とは何を指すのでしょうか。実は、労働基準法には労働時間が具体的にどのような時間を指すのか、明確な規定はありません。今日における労働時間の定義は、最高裁の判例によって示されており、そこでは、

「労働時間とは、労働者が使用者の指揮命令下に置かれている時間をいい、右の労働時間に該当するか否かは、労働者の行為が使用者の指揮命令下に置かれたものと評価することができるか否かにより客観的に定まるものであって、労働契約、就業規則、労働協約等の定めのいかんにより決定されるものではない」(三菱重工業長崎造船所事件・最一小判平成12年3月9日)

とされています。つまり、契約や規則等で給与算定に関わる労働時間を予め規定しておくのではなく、あくまでも実態として、労働するにあたり義務付けられているといえる行為をしている時間は、労働時間に含まれるということになります。例えば、出席が義務付けられている朝の朝礼や、参加が義務付けられているセミナーの受講、指示があったらすぐに作業ができるように待機している時間も労働時間に含まれます。

なお、労働時間は記録として、3年間保存することが義務付けられています。

 

労働時間の適正な把握方法に関するガイドライン

 

では、実際の労働時間はどのようにして把握するべきなのでしょうか。以前の記事でも少し触れましたが、厚生労働省から発行されている労働時間を適正に把握するためのガイドラインがあり、こちらに管理方法に関する記載があります。

ガイドラインによれば、次のような方法で管理するべきとしています。

  • 原則的な方法
    •  使用者が、自ら現認することにより確認すること
    • タイムカード、ICカード、パソコンの使用時間の記録等の客観的な記録を基礎として確認し、適正に記録すること
  • やむを得ず自己申告制で労働時間を把握する場合
    • 自己申告を行う労働者や、労働時間を管理する者に対しても自己申告制の適正な運用等ガイドラインに基づく措置等について、十分な説明を行うこと
    • 自己申告により把握した労働時間と、入退場記録やパソコンの使用時間等から把握した在社時間との間に著しい乖離がある場合には実態調査を実施し、所要の労働時間の補正をすること
    • 使用者は労働者が自己申告できる時間数の上限を設ける等適正な自己申告を阻害する措置を設けてはならないこと。さらに36協定の延長することができる時間数を 超えて労働しているにもかかわらず、記録上これを守っているようにすることが、労働者等において慣習的に行われていないか確認すること

 

出典:厚生労働省「労働時間の適正な把握のために 使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」

http://www.mhlw.go.jp/file/06-Seisakujouhou-11200000-Roudoukijunkyoku/0000187488.pdf

 

ここでの「自ら現認する」とは、「使用者自ら、あるいは労働時間管理を行う者が、直接始業時刻や就業時刻を確認すること」を指します。また、「確認した始業時刻や終業時刻については、該当労働者からも確認することが望ましい」としています。

つまり、原則としては、使用者と労働者双方の確認が必要であるということになります。また、タイムカードやICカード等の客観的な記録もあくまで「基本情報」であり、必要に応じてそれ以外の「残業命令書およびこれに対する報告書など、使用者が労働者の労働時間を算出するために有している記録とを突き合わせることにより確認し、記録」する必要があるとしています。また、時間外労働の目安を設け、その基準を超えた際には賞与を減額するといった、労働者の適正な申告を阻害する措置を設けてはならないとされています。

 

実際の勤怠管理方法

 

さて、ここまで説明してきたような勤怠管理の原則をもととして、実際にどのような勤怠管理方法があるかを確認していきましょう。

紙での管理

労働日ごとの始業時刻および終業時刻を都度労働者が紙に記載し、管理する方法です。ごく少人数の会社であれば、このような方法で管理しているところも少なくないかもしれませんね。また、パートタイマーやアルバイトの勤怠管理を紙で行っているというケースもあるでしょう。

タイムカードでの管理

出退勤時にタイムカードを打刻機に差し込むことで、時刻を打刻して管理する方法です。数人~数十人くらいの規模では、この方法で管理を行っている企業はかなり多いのではないでしょうか。この方法は、ガイドライン上の原則的な方法にある「客観的な記録」として活用することが可能です。

勤怠管理システムでの管理

専用のシステムを導入し管理する方法です。時刻の記録方法は、システムにログインして記録する、前述のタイムカードの情報をそのままシステム上に記録する、ICカードや指紋認証等を使って出退勤時間を記録する、などの方法があります。また、外回りで直行直帰の労働者や、テレワーク等でオフィスに立ち寄らない労働者の勤怠管理をより適切に行うことができるよう、GPS情報と連動させて時刻の記録を行うことに対応した勤怠管理システムもあります。近年のクラウドサービスの普及により、高機能な勤怠管理を安価に行うことができる勤怠管理システムがぞくぞくと登場しています。また、システム連携や手書き文字を読み取る技術(OCR)等の高度化により、既存の勤怠管理方法からデータをスムーズにシステムに登録することが可能になるなど、より柔軟で多様な管理が可能となっています。

 

労働時間の正確な把握は、今後ますます重要になっていきますが、一方で、勤怠情報の集計に余計な労力はかけたくないですね。この機会に、自社の勤怠管理の実態と、最適な勤怠管理方法を改めて見つめ直してみてはいかがでしょうか。