【IT業・広告業向け】企業のペーパーレス化と2022年1月施行改正電子帳簿保存法に対応するためにERPを活用したDX推進

2022年1月から施行された改正電子帳簿保存法の影響もあり、企業のペーパーレス化の検討がこれまで以上に加速しています。

ペーパーレス化は、対応が行いやすいものから業務フローの見直しや何らかのシステムを導入しなければ対応が難しいものなど様々です。

今回は当社ビーブレイクシステムズがIT業及び広告業向けに実施したペーパーレス化に対するアンケート調査を基に、ERPを活用した場合の各種業務のペーパーレス化についてご紹介します。

 

ペーパーレス化の現状について

冒頭に記載した通り、ペーパーレス化といってもすぐに実行できるものから業務フローの見直しやシステム導入が必要なものまで様々なものがあります。

 

このペーパーレス化に対する現状についてビーブレイクシステムズがIT業及び広告業向けに2021年11月に実施したペーパーレス・電子帳簿保存法に関するアンケート調査では、下記の段階毎にペーパーレス化の検討及び実施が進んでいることがわかりました。

 

■IT業

①会議資料の電子化

②社内文書の稟議の電子化

③経費精算(領収書の提出含む)の電子化

④請求書など各種取引業務、契約締結業務の電子化

 

■広告業

①会議資料の電子化

②社内文書の稟議の電子化

③請求書など各種取引業務、契約締結業務の電子化

④経費精算(領収書の提出含む)の電子化

 

※IT業向けアンケート調査結果は IT業におけるペーパーレスの今、改正電子帳簿保存法への対応状況は にて、広告業向けアンケート調査結果は 広告業におけるペーパーレスの今、改正電子帳簿保存法への対応状況は にて確認できます。

 

共通して会議資料や社内文書など対応が比較的行いやすいものからペーパーレス化が実施されており、広告業に比べIT業では電子請求書の発行や、その他各種取引に関するものについては課題としては認識しているものの、それほど進んでいないことがわかりました。

また、改正電子帳簿保存法に関しては、共通してアンケート調査実施時点での認知度は高くはなかった一方で、改正内容を把握していると回答した企業の多くは電子化について対応の必要性を感じていることがわかりました。

改正電子帳簿保存法については 2022年1月から電子帳簿保存法の何が変わる?改正のポイント解説 にて紹介していますのでご覧ください。

ペーパーレス化への対応について

段階的に行われているペーパーレス化ですが、どのように対応していくことが良いのでしょうか。

 

企業規模や対応業務によっては業務毎に対応したシステムを導入し、部分的に最適化を図ることも有効な方法ですし、複数の業務を統合的に管理することができる統合型基幹業務パッケージ(ERP)を導入することで全体的に最適化を行うことも有効な方法であると言えます。

部分最適のメリットとしては、業務への影響範囲が限定されるため対応が行いやすい反面、個別に管理されたデータをどのように管理するのか、他システムとどのようにデータを連携させるのか、などが課題として挙げられます。

ERPを導入し全体的に最適化した場合は、導入から稼働までのハードルが高いことがデメリットではありますが、情報を一元的に管理することで各種データの二重入力の排除や登録されたデータから経営判断に必要な情報を即座に入手することができるなど、ペーパーレス化だけではない成果を得ることが可能です。

 

ここからは、ERPを活用し各種業務をペーパーレス化した場合の対応方法について、事例を交えてご紹介します

 

クラウドERP『MA-EYES』について

ERPを利用した各種業務の電子化について、当社が開発・販売をしている製品『MA-EYES(エムエーアイズ)』を参考にご紹介します。

 

MA-EYESは自由度の高さを特長としたERPパッケージシステムです。

パッケージシステムでありながら業務に合わせた柔軟なカスタマイズが可能な他、ユーザ自身で画面項目の追加、帳票フォーマットの追加や修正、専用の一覧画面や帳票が無いデータであってもデータベースからデータを抽出することができる機能が搭載されていることなども特長です。

また、MA-EYESはプロジェクト管理を中心としたプロジェクト型企業向けのバージョンと、広告業界に特化し営業業務・仕入れ業務・経理業務をシームレスに連携した広告業界向けのバージョンがあります。

詳細につきましてはそれぞれの製品紹介ページに掲載していますので、ご興味いただけましたら是非ご確認ください。

 

・プロジェクト型企業向けMA-EYES
製品紹介URL:https://www.bbreak.co.jp/maeyes/products/index.html

・広告業界向けMA-EYES
製品紹介URL:https://www.bbreak.co.jp/maeyes/ad/overview.html

 

ERPによるペーパーレス化について

ERPを用いたペーパーレス化について、アンケート結果を基にMA-EYESでの対応方法をご紹介します。

 

会議資料の電子化について

MA-EYESでは文書管理機能にて対応します。

文書管理機能では、資料を管理するフォルダを作成することができる他、フォルダにある資料の参照、追加、更新、削除に対する権限を設定することも可能です。

資料の種別毎にフォルダを作成し各種権限を設定することで、会議資料をはじめ社内規定などの電子化が可能になります。

文書管理機能にて、新規フォルダを作成します。

上階層フォルダの指定やフォルダの説明、各種権限の設定を行います。

設定されたフォルダにファイルを格納することが可能になります。

 

社内文書の稟議の電子化について

MA-EYESでは汎用ワークフロー機能にて対応します。

汎用ワークフロー機能では、ユーザが申請フォームを作成し、それに対し別途定義された承認ルートを設定することでシステムによる稟議が可能になります。

申請フォーム管理機能にて、申請フォームを作成します。

申請フォームに必要な項目を部品群より選択し、部品毎にプロパティの設定を行います。

 

作成された申請フォームより申請・承認を行います。

 

経費精算(領収書の提出含む)の電子化

今回は経費精算の際に電子データで受領した領収書などの管理方法についてご紹介します。

MA-EYESの経費申請機能及び、株式会社NTTデータビジネスブレインズの電子帳簿保存法対応製品『ClimberCloud(クライマークラウド)』と連携し対応します。

具体的には経費申請の際に経費明細毎に添付された領収書などのファイルを日次バッチにてClimberCloudへ連携します。ClimberCloudでは連携された領収書などのデータを管理、検索を可能にします。MA-EYESではClimberCloudから連携に関するステータスや管理IDなどを受取、確認することが可能です。また、経費申請に登録された情報を生かしてプロジェクトへの原価計上、会計システムへの連携なども行うことが可能です。

 

 

請求書など各種取引業務、契約締結業務の電子化

今回は請求書の電子化についてご紹介します。

MA-EYESの請求機能及び、株式会社インフォマートの電子請求書発行システムである『BtoBプラットフォーム請求書』と連携し対応します。

 

具体的には、MA-EYESに登録された請求情報を一覧検索機能にて検索、検索結果を画面に表示し、表示された検索結果をExcelにて出力します。出力されたファイルをBtoBプラットフォーム請求書へ連携できるよう加工し、連携します。

BtoBプラットフォーム請求書では、連携された請求情報を用いて請求情報を生成し電子請求書を発行、プラットフォーム上で取引先が電子請求書の受取が可能になります。

 

 

ペーパーレス化関連製品について

記事の中でも紹介した『ClimberCloud』や『BtoBプラットフォーム請求書』については下記の関連記事の中でも紹介していますので、是非ご覧ください。

 

・電帳法対応製品『ClimberCloud(クライマークラウド)』紹介記事

今、注目の文書管理システム、電子帳簿保存法との関係は?:ITツール・サービス徹底比較

 

・電子請求書発行対応製品『BtoBプラットフォーム請求書』紹介記事

もう請求書を紙に印刷し印鑑を押す必要はない?電子請求書とは~概要とサービス紹介~

 

最後に

今回はアンケート調査結果を基に、ERPを活用した各種業務のペーパーレス化や電子帳簿保存法への対応方法についてご紹介しました。同様の課題をお持ちの皆様に少しでも参考情報として役立てば幸いです。

 

ご紹介したERPパッケージシステムや電子帳簿保存法対応製品、電子請求書発行対応製品についてご興味いただけましたら、下記よりお気軽にお問い合わせください。

 

MA-EYESに関するお問い合わせ

電子帳簿保存法対応製品、電子請求書発行対応製品に関するお問い合わせ

 

 

※ClimberCloud は株式会社NTTデータビジネスブレインズの登録商標です。
※BtoBプラットフォームは株式会社インフォマートの登録商標です。
※掲載されている商品名またはサービスなどの名称は、各社の商標または登録商標です

筆者プロフィール

fmhy
fmhyビーブレイクシステムズ
統合型基幹業務パッケージ(ERP)「MA-EYES(エムエーアイズ)」 及び“転職を検討中の方”向けのエージェントサービス「Humalanceコネクト(ヒューマランスコネクト)」の営業を担当しております。

MA-EYES:https://www.bbreak.co.jp/maeyes/
Humalanceコネクト:https://humalance.com/humalance_connect/

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