2022年1月から電子帳簿保存法の何が変わる?改正のポイント解説

1998年に帳簿書類の管理にかかる負担を軽減するため制定された電子帳簿保存法。

これまで仕事の実情に合わせてたびたび要件が緩和されていますが、経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上、記帳水準の向上等に資するため、令和3年度税制改正で要件の大幅な見直しがなされました(2022年1月施行予定)。この改正により帳簿書類の電子化のハードルが下がるため、急速に普及することが予想されます。

本記事では、現行の内容と比較しながら、2022年1月施行予定の改正のポイントや改正に伴う注意事項について、解説します。

なお、電子帳簿保存法(以下、電帳法)の歴史については、電子帳簿保存法 2020年10月の改正とその対応についてで詳しく紹介していますので、そちらを参照ください。

 

電子帳簿保存法の主な改正のポイント

今回の主な5つの改正内容について、現行の内容と比較しながら説明します。

 

①事前承認制度の廃止

②検索要件の緩和

③タイムスタンプの要件緩和

④適正事務処理要件の廃止

⑤優良な電子帳簿に係る優遇措置

 

参考:
国税庁HP 電子帳簿保存法が改正されました(令和3年5月)

 

これまで事前申請の手間や保存要件を満たすための環境整備にかかるコストを理由に導入を断念してきた企業などでも書類の電子化が普及し、業務の効率化にも繋がることが期待されます。

 

改正に伴う注意点とは?

しかし、要件が緩和される一方、適正な保存を担保するための措置として見直しが行われた内容もあります。

 

1つ目は、「不正に関する罰則規定の強化」です。

スキャナ保存および電子取引された電子データに隠ぺいなどの不正があった場合、その不正に関して生じた申告漏れなどに課される重加算税が10%加重される措置が整備されます。

 

2つ目は、「電子取引のデータ保存の義務化」です。

これまでは、電子取引にて授受した取引情報を紙に出力し、保存するということが認められていましたが、今回の改正で電子取引の紙保存が廃止となり、電子データでの保存が義務付けられます。

 

電子取引には、EDI取引、インターネット等による取引、電子メールによる取引などが含まれ、具体的に以下のようなケースが該当します。

 

〈電子取引に該当する主なケース〉

帳簿の電子保存や国税関係書類のスキャナ保存については、要件を満たせば電子保存を認めるという位置づけですが、電子取引については、データ保存が義務化されるため、保存要件に則った対応を行う必要があります。

 

電子取引の保存要件と対応例

電子取引のデータ保存については、2022年1月1日以降に取引されたものが対象となります。電子取引については、多くの事業者に関わる事項のため、保存方法の対応例をご紹介します。
(企業の規模や対象となる書類の種類に応じて最適な保存方法は異なりますので、参考情報としてご確認ください)

 

対応例紹介の前に、改めて電子取引の保存要件を振り返ります。電帳法では、電子取引の保存において、可視性の要件と真実性の要件を満たす必要があると規定されています。

 

保存方法の1つ目は、電帳法に対応したシステムの導入です。

電帳法に対応した文書管理システムや請求書や発注書などの証憑発行システムは、あらかじめタイムスタンプや検索機能などの要件を満たしているため、スムーズに電帳法に対応することができます。

最近では、電帳法に対応した文書管理システムが多数ありますので、自社に合ったシステムの導入を検討してみてはいかがでしょうか。電帳法に対応したシステムについて、今、注目の文書管理システム、電子帳簿保存法との関係は?:ITツール・サービス徹底比較でも紹介していますので、参考にしてみてください。

 

 

2つ目は、ファイルサーバを利用した保存方法です。

 

電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】にて以下2パータンの保存方法が紹介されています。

 

①ファイル名の入力により要件を満たす方法

  1. PDFのファイル名に、規則性をもって内容を表示する
  2. 「取引先」や「各月」など任意のフォルダに格納して保管する
  3. 訂正・削除に関する社内規定を作成し、備え付ける

※税務調査の際に、税務職員からダウンロードの求めがあった場合に、上記データを提出できるようにしておく

 

②一覧表の作成により検索機能を満たす方法

  1. ファイル名には①、②、・・・と通し番号を入力する
  2. エクセル等の表計算ソフトにより、取引データに係る取引年月日その他の日付、取引金額、取引先の情報を入力して一覧表を作成し、当該エクセル等の機能により、入力された項目間で範囲指定、二以上の任意の記録項目を組み合わせて条件設定をすることを可能にしておく
  3. 訂正・削除に関する社内規定を作成し、備え付ける

参考:
国税庁 「電子帳簿保存法一問一答 【電子取引関係】(問12、問33)

 

また、ファイルサーバを利用した対応例にある事務処理規程については、国税庁のHPにサンプルが掲載されており、そこからダウンロードが可能です。

 

国税庁 参考資料(各種規程等のサンプル

 

システムの導入にはコストがかかるため、ハードルが高いと感じる個人事業者の方もいるかもしれませんが、ファイルサーバを利用する方法であればコストをかけることなく電帳法に対応することができます。

 

 

まとめ

改正された電帳法の施行まであと2か月。

新たに罰則も規定されることから、まずは自社で扱っている書類のうち、電帳法の対象となる書類を整理し、対象書類の保存要件をしっかり理解した上で、適切な対応を行うようにしましょう。

自社だけで判断するのは不安という場合には、税務局や国税局に相談しながら進めるのもおすすめです。

 

(2021/11/15追記)

国税庁より「お問合せの多いご質問(令和3年11月)」が公表され、その中に以下の記述がありました。

補4 一問一答【電子取引関係】問42
【補足説明】
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の保存義務に関する今般の改正を契機として、電子データの一部を保存せずに書面を保存していた場合には、その事実をもって青色申告の承認が取り消され、税務調査においても経費として認められないことになるのではないかとの問合せがあります。
これらの取扱いについては、従来と同様に、例えば、その取引が正しく記帳されて申告にも反映されており、保存すべき取引情報の内容が書面を含む電子データ以外から確認できるような場合には、それ以外の特段の事由が無いにも関わらず、直ちに青色申告の承認が取り消されたり、金銭の支出がなかったものと判断されたりするものではありません。

取引を正しく記帳・申告し、保存すべき取引内容が記載された書面がありきちんと取引情報が確認できれば、直ちに金銭の支出がなかったと判断されることはないとのことです。

今回の法改正では戸惑うことが多いと思いますが、不明点は適宜国税庁のサイトを確認したり、問い合わせをしたりしながら対応を進めていただければと思います。

 

 

 

参考:

国税庁 電子帳簿保存法が改正されました(令和3年5月)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021005-038.pdf

財務省 「令和3年度税制改正」(令和3年3月発行) 6 納税環境整備
https://www.mof.go.jp/tax_policy/publication/brochure/zeisei21_pdf/zeisei21_05.pdf

国税庁 電子帳簿保存法Q&A(一問一答)~令和4年1月1日以後に保存等を開始する方~ 電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021006-031_03.pdf

国税庁 参考資料(各種規程等のサンプル)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/0021006-031.htm

2021/11/15追記:
国税庁 お問合せの多いご質問(令和3年11月)
https://www.nta.go.jp/law/joho-zeikaishaku/sonota/jirei/pdf/0021010-200.pdf

 

※本記事の正確性については最善を尽くしますが、これらについて何ら保証するものではありません。本記事の情報は執筆時点(2021年11月)における情報であり、掲載情報が実際と一致しなくなる場合があります。必ず最新情報をご確認ください。

筆者プロフィール

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yamamisaビーブレイクシステムズ
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