社内の情報共有を円滑にして業務を改善!おすすめグループウェアのご紹介

グループウェアとは、簡単に説明しますと、スケジュールの管理、掲示板、ファイル共有、メールなどの機能を有し、複数人での作業や仕事の補助をするためのツールです。

グループウェアが普及し始めたのは1996年頃と言われています。当時はオンプレミス型が主流でしたが、最近はクラウド型が主流となり、自社でサーバーを用意する必要もなく手軽に導入しやすくなってきており、それに合わせて各社製品の料金体系やサービス内容も変化しています。

主要機能のご紹介

グループウェアという同じカテゴリでも、製品によって有する機能は様々です。

ここでは、多くのグループウェア製品で利用できる主要な機能を見ていきましょう。

・掲示板

掲示板への書き込みができます。

 

・ファイル共有

資料やドキュメントなどのファイルを保管しておくことができ、各自で必要に応じてダウンロードして使います。

 

・チャット

簡易的なメッセージの送受信ができます。

 

・スケジュール管理

登録メンバーのスケジュールが確認・共有できます。

 

・電子メール

Webブラウザ上で利用できる電子メール機能です。

 

・ワークフローシステム

休暇申請、出張申請などの各種申請ができます。

 

・設備予約

会議室や機材などの予約ができます。

 

 

グループウェアを利用するメリット

上記のような機能をもつグループウェアですが、導入することで具体的にはどのようなメリットがあるのでしょうか。

まずはやはり情報共有ができることによるメリットが大きいでしょう。メンバーのスケジュールや施設・機材の利用状況を共有して把握できることで、打ち合わせの日程調整などがしやすくなります。

ファイルの共有機能を使って、各種申請に必要な帳票を一元的に管理できれば、ファイルを探す手間が削減できます。帳票フォーマットの変更が発生した場合に、保管されているフォーマットファイルを更新することで常に最新のフォーマットで帳票を出力できる製品もあります。

 

また、申請承認行為のシステム化によるメリットもあります。ワークフローシステムにて各種申請をすることで、承認の進捗状況が把握できて、進捗が滞っている場合は誰のところで止まっているかが一目瞭然です。

更に、電子化によるペーパレス化や、外出時に承認行為ができることによる業務効率化も期待できます。

その他、グループウェアのチャットやメール、ディスカッションスペースを活用することでコミュニケーションを活性化させることができます。

 

製品によっては自社に合わせて柔軟なカスタマイズが簡単にできるものもあるので、自社のワークフローに合う製品を選ぶことでより多くのメリットが期待できるでしょう。

 

おすすめグループウェア製品のご紹介

現在、数多くのグループウェア製品が販売されていますが、その中でおすすめのグループウェアについてご紹介します。

 

desknet’s NEO(株式会社ネオジャパン)

販売形態:クラウド版/パッケージ版

特徴・概要

仕事の効率を上げて、生産性を高めることができる高機能グループウェアです。

あらゆる規模・業種・業態で使える、26の基本アプリケーションがあります。

日本のワークスタイルに合わせた設計で、社内のタテとヨコのつながりも活性化します。

企業の特性に合わせて、熟練スタッフが丁寧に導入をサポートします。

後述する「AppSuite」を活用することで、オリジナルの業務アプリが手軽に作成できます。

パソコン・スマートフォンで利用可能です。

 

機能

ポータル、スケジュール、ワークフロー、ウェブメール、設備予約、安否確認、文書管理、伝言・所在、プロジェクト管理、電子会議室、アンケート、回覧・レポート、ネオツイ、インフォメーション、ToDo、議事録、来訪者管理、キャビネット、利用者名簿、タイムカード、メモパッド、アドレス帳、仮払精算、備品管理、購買予約、Amazonビジネス連携、スマートフォン版、管理機能、ほか。

その他オプションあり。

 

価格体系(税抜)

クラウド版標準プラン

初期費用0円

1ユーザー月額400円

契約可能ユーザー数 5ユーザー以上

ディスク容量 1ユーザーあたり1GB(desknet’s NEOとAppSuiteで共有)

標準セキュリティ SSL暗号化 接続元IPアドレス制限 BASIC認証

 

小規模パッケージ版(スモールライセンス)

初期費用(ライセンス)

5ユーザー39,800円、20ユーザー98,000円、200ユーザー698,000円 など

 

2年目以降のサポートサービス

5~15ユーザー10,000円/年、20~45ユーザー20,000円/年、200ユーザー以上150,000円 など

※詳しくは下図をご参照ください

 

大規模パッケージ版(エンタープライズライセンス)

本体ライセンス

100ユーザー410,000円、200ユーザー910,000円、300ユーザー1,320,000円、など

年間サポートサービス

EAサービス(~200ユーザー)90,000円、EBサービス(~300ユーザー)180,000円、など

※詳しくは下図をご参照ください

 

無料トライアル

クラウド版は30日間、パッケージ版は60日間の利用が可能です。

 

 

より詳細な情報は製品サイトをご確認ください

https://www.desknets.com/

 

AppSuite(株式会社ネオジャパン)

AppSuiteは「desknet’s NEO」上で動作します。作成したアプリを「desknet’s NEO」の一機能として利用できます。

販売形態:クラウド版/パッケージ版

 

特徴・概要

カスタムメイド型の業務アプリ作成ツールです。

紙やメール、Excel等で行われている非効率な社内業務を4ステップで簡単にシステム化できます。

「AppSuiteアプリライブラリ」から、目的にあったアプリを選択して、システム化できます。

特別なITの知識は不要で、自社の業務に合わせてカスタマイズができます。

表計算ソフトで作成された管理台帳もそのままアプリ化が可能です。

 

機能(アプリライブラリ)

出退勤記録表、賞与査定表、小口現金出納帳、問合せ対応記録、社内FAQ、案件管理、在庫管理、テスト不具合管理、ほか

 

価格体系(税抜)

初期費用0円

クラウド版標準プラン

1ユーザー月額320円から

契約可能ユーザー数 5ユーザー~desknet’s NEO契約ユーザー数まで(単体では利用できない)

ディスク容量 1ユーザーあたり1GB(desknet’s NEOとAppSuiteで共有)

標準セキュリティ SSL暗号化 接続元IPアドレス制限 BASIC認証

 

小規模パッケージ版(スモールライセンス)

初期費用(ライセンス)

5ユーザー31,000円、20ユーザー78,000円、200ユーザー558,000円 など

 

2年目以降のサポートサービス

5~15ユーザー8,000円/年、20~45ユーザー16,000円/年、200ユーザー以上120,000円 など

 

大規模パッケージ版(エンタープライズライセンス)

本体ライセンス

100ユーザー328,000円、200ユーザー728,000円、300ユーザー1,056,000円、など

年間サポートサービス

AEAサービス(~200ユーザー)72,000円、AEBサービス(~300ユーザー)144,000、円など

 

無料トライアル

クラウド版は30日間、パッケージ版は60日間の利用が可能です。

 

より詳細な情報は製品サイトをご確認ください

https://www.desknets.com/neo/appsuite/

 

 

サイボウズ® Office(サイボウズ株式会社)

販売形態:クラウド版/パッケージ版

 

特徴・概要

延べ60,000社以上で利用されているグループウェアです。

日本のビジネスに必要な機能を集めています。

誰でもかんたんに業務用アプリケーションが作れるデータベースの機能である「カスタムアプリ」で自社業務に合うようなカスタマイズが可能です(プレミアムコース)。

セキュリティ面では、不正アクセス、不正ログイン、脆弱性への対策がされています。

パソコン・スマートフォンで利用可能です。

 

機能

スケジュール・施設予約、メッセージ、掲示板、ファイル管理、ワークフロー、メール、電話メモ、アドレス帳・ユーザー名簿、報告書、プロジェクト、ToDoリスト、タイムカード、ほか

 

 

価格体系(税抜)

クラウド版

スタンダードコース 月額500円/1ユーザー(年額5,880円/1ユーザー)

プレミアムコース 月額800円/1ユーザー(年額9,405円/1ユーザー)

※プレミアムコースは「カスタムアプリ」が使えます。

ディスク容量 5GB×契約ユーザー数

セキュリティ設定 IPアドレス制限、BASIC認証

 

パッケージ版

スタンダードコース 10ユーザー63,800円、20ユーザー97,800円、50ユーザー189,000円、~無制限1,380,000円

プレミアムコース 10ユーザー82,800円、20ユーザー128,000円、50ユーザー248,000円、~無制限1,680,000円

(ユーザー数10、20、50、100、150、200、250、無制限などのプランから選択)

外出先からより安全にアクセスできる「サイボウズリモートサービス」オプションあり

 

 

無料トライアル

クラウド版は30日間、パッケージ版は60日間の利用が可能です。

 

より詳細な情報は製品サイトをご確認ください

https://products.cybozu.co.jp/office/

 

 

kintone(サイボウズ株式会社)

販売形態:クラウド版

 

特徴・概要

散在するエクセルや煩雑なメール、紙の書類の山などバラバラになりがちな情報が一つにまとまります。

SNSのようなコミュニケーションと、エクセルのようなデータ管理が一画面に集約・共有でき、チームの仕事を見える化できます。

アプリやコミュニケーションスペースをいくつでも必要な数だけ追加できます。

APIによる外部システムとの連携、基幹システムとのデータ連携も可能で、kintoneの機能を拡張できます。kintoneのデータの帳票出力、Webフォームから直接kintoneにデータ入力、会社の基幹システムのデータ活用など100種類以上の連携サービスが公開されています。

セキュリティ面では、不正アクセス、不正ログイン、脆弱性への対策がされています。

パソコン・スマートフォンで利用可能です。

 

 

機能(アプリを自由に追加できます)

アプリ例

日報、案件管理、問い合わせ管理、採用面接管理、タスク管理、交通費申請、ほか

 

 

価格体系(税抜)

初期費用0円

 

ライトコース

月額780円/1ユーザー(年額9,170円/1ユーザー)、外部サービス連携なし、アプリ数200個まで、スペース数100個まで、ディスク容量5GB×ユーザー数、メール・電話サポート

 

スタンダードコース

月額1,500円/1ユーザー(年額17,640円/1ユーザー)、外部サービス連携あり、アプリ数1,000個まで、スペース数500個まで、ディスク容量5GB×ユーザー数、メール・電話サポート

 

無料トライアル

30日間の利用が可能です。

 

より詳細な情報は製品サイトをご確認ください

https://kintone.cybozu.co.jp/

 

 

Garoon(サイボウズ株式会社)

販売形態:クラウド版/パッケージ版

 

特徴・概要

中堅・大規模組織向けのグループウェアです。

全社の情報共有を集約し、チームの力を最大限に高めます。

日本企業の文化に合っていて、操作が直感的に行えます。

他グループウェアからの移行、移行後の運用も支援します。

プロジェクト進行に必要な、ディスカッション、共有ToDo、ファイル共有を集約し、プロジェクト業務を効率化するスペースを作成できます。

セキュリティ面では、不正アクセス、不正ログイン、脆弱性への対策がされています。

 

機能

ポータル、スケジュール、スペース、モバイル、ワークフロー、メッセージ、全文検索、ファイル管理、掲示板、メール、アドレス帳、ほか

 

価格体系(税抜)

クラウド版

初期費用0円、無料ディスク容量は5GB×ユーザー数、最低10ユーザーから1ユーザー単位での契約が可能

300ユーザーまで 月額845円/1ユーザー(年額9,935円/1ユーザー)

301~1,000ユーザー 月額800円/1ユーザー(年額9,405円/1ユーザー)

1001ユーザー以上 お問合せ

その他オプションあり

 

パッケージ版

新規ユーザーライセンス

ランクA 50ユーザーまで 600,000円/50ユーザー

ランクB 51~249ユーザー 11,000円/1ユーザー

ランクC 250~499ユーザー 10000円/1ユーザー

ほか

5000ユーザー以上はお問合せ。

 

無料トライアル

クラウド版は30日間、パッケージ版は60日間の利用が可能です。

 

より詳細な情報は製品サイトをご確認ください

https://garoon.cybozu.co.jp/

 

 

G Suite(Google LLC)

販売形態:クラウド版

 

特徴・概要

スタートアップ企業から中小企業、大企業まで利用可能です。

仕事に必要なものすべてがひとつに備わっています。

会議のスケジュールを設定して招待メールを自動的に送信することができます。

カメラ付きのパソコンやスマートフォンを使用すれば、ワンクリックでビデオ会議に切り替えが可能です。

2段階認証やシングルサインオンなどのセキュリティ設定でデータを保護するので、端末紛失時などにもデータを安全に保ちます。

パソコン・スマートフォンで利用可能です。

 

 

機能

Gmail、カレンダー、チャット、ドキュメントやスプレッドシート、フォーム等作成、Googleドライブ、モバイル管理、ほか

 

価格体系(税抜)

Basic

月額680円/1ユーザー ストレージ30GB

Business

月額1,360円/1ユーザー ストレージ無制限

Enterprise

月額3,000円/1ユーザー ストレージ無制限 豊富なセキュリティ管理機能

 

無料トライアル

14日間の利用が可能です。

 

より詳細な情報は製品サイトをご確認ください

https://gsuite.google.co.jp/intl/ja/features/

 

 

GRIDY グループウェア(ナレッジスイート株式会社)

販売形態:クラウド

 

特徴・概要

企業間の組織だけでなく、グループ会社や協力会社まで、セキュアな環境を保ちながら、無料版もある高品質なグループウェアです。

社内外での情報共有を活性化し、コミュニケーションを強化できます。

高度な設定や追加投資などは無しで、パソコンとインターネットを利用できる環境であればすぐに利用できるSaaS型の製品です。

 

機能

マイページ、スケジュール、設備予約、部署/グループ、プロジェクト管理、トピック、メール、アドレス帳、電話メモ、メッセージ、タイムカード、ワークフロー、アラーム、備品管理、ほか

 

価格体系

無料版

無料版GRIDYは全て無料、ユーザー無制限、メンテナンス不要、ファイル共有機能で利用できるファイル1個当たりの容量は10MBまで、利用できる全体のストレージ容量は1GBまで

 

有料版

月額6,000円 ユーザー無制限、メンテナンス不要、ファイル共有機能で利用できるファイル1個当たりの容量は1~100MBまで、利用できる全体のストレージ容量は3GBで、超過1GBあたり2,000円(毎月末時点の利用実績に応じて、毎月末精算翌月に支払い)

スマートフォンアプリ、CSVインポートでのメンバーの追加、IPアドレス制限など各種セキュリティ関連オプション、SSO機能、アクションログ機能、利用容量の確認および通知設定、電話・eメール・WEBフォームからのサポート

 

より詳細な情報は製品サイトをご確認ください

https://ksj.co.jp/knowledgesuite/service/groupware.html

 

 

Zoho Connect(ゾーホージャパン株式会社)

販売形態:クラウド版

 

特徴・概要

人と必要なリソースを1ヶ所に集約するチームコラボレーションソフトウェアで、仕事をより簡単に進めることができます。

職場のコミュニケーションを円滑にし、チームが必要とするリソースを管理し、他のアプリとの同期を維持することで、チームの共同作業を簡単にします。

ネットワークセキュリティシステムには、最新の暗号化や、侵入検知および防止技術を採用しています。

 

機能

グループ作成、フィード(会話やファイル共有)、チャネル(グループチャット)、フォーラム(テーマ別の議論)、タウンホール(従業員と経営陣がトピックを絞ってオープンに対話する場)、マニュアル管理、ファイル作成・管理、イベント管理、タスク管理、カスタムアプリ、ほか

GoogleDrive、Googleカレンダー、Appear.in、その他多数アプリとの連携が可能

 

価格体系(税抜)

月間契約

25ユーザーまで 3,000円/月

26~100ユーザー 120円/ユーザー/月

101ユーザー以上 大規模チーム向け特別料金(サイトに計算式あり)

 

年間契約

25ユーザーまで 30,000円/年

26~100ユーザー 1,200円/ユーザー/年

101ユーザー以上 大規模チーム向け特別料金(サイトに計算式あり)

 

無料プラン

人数無制限、15グループ、10ボード、15マニュアル、予定、フォーラム、5独自アプリ(会社レベル)

 

無料トライアル

Zoho Connectでネットワークを作成すると、自動で15日間(最大30日間)の無料お試しが開始します。

 

より詳細な情報は製品サイトをご確認ください

https://www.zoho.com/jp/connect/

 

 

まとめ

グループウェアは日々進化していて、様々な追加アプリ、カスタマイズ性の向上、他業務システムとの連携ができるような製品も増えてきています。

グループウェア製品は本記事でご紹介したもの以外にも数多く販売されているため、どの製品が自社に合うのかをすぐに判断するのは難しいかもしれません。まずは会社の規模や利用する人数である程度絞込んでから、そのあとで無料トライアル期間を活用してみるのがよいでしょう。

一定期間実際に運用してみて、操作性や自社に必要な機能が備わっているか、あるいはカスタマイズで自社に合わせられるのかといったことを確認しつつ、トータルでかかる費用も確認しながら検討を進めていきましょう。

 

 

※ desknet’s NEO、AppSuiteは株式会社ネオジャパンの商標または登録商標です。

※サイボウズoffice、kintone、Garoonはサイボウズ株式会社の商標または登録商標です。

※G Suiteは米国Google LLCの米国およびその他の国における商標または登録商標です。

※GRIDY グループウェアはナレッジスイート株式会社の商標または登録商標です。

※Zoho ConnectはZOHO Corporationの商標または登録商標です。

※その他記載されている会社名・商品名などは、各社の商標および登録商標です。

 

※本記事の正確性については最善を尽くしますが、これらについて何ら保証するものではありません。本記事の情報は執筆時点(2019年9月)における情報であり、掲載情報が実際と一致しなくなる場合があります。必ず最新情報をご確認ください。