事例から学ぶ、ビジネスチャットを活用した働き方改革!人気ツール4選を比較

労働人口が年々減少していく中、労働生産性を高めるために政府がITツールを企業に導入するよう支援する時代となりました。

ワークスタイルの多様化に伴い、従来の業務プロセスを見直し業務効率化を図るなどと試行錯誤している企業もあれば、課題点は把握しているが具体的に何から手をつければ良いのか分からないと頭を悩ませる企業も多いです。

今回は、“コミュニケーション手段の改善”による業務効率化に着目し、事例を元にビジネスチャットツールの有用性をまとめ、注目の4ツールを比較しました。

 

1.そもそも、ビジネスチャットツールとは何か

 

1-1. チャットツールのビジネス版

ビジネスチャットツールは、業務を円滑に進める手助けをしてくれるビジネス用のコミュニケーションツールです。文字通りビジネスの場面で使用することを想定したチャットツールなので、普段の私生活の中で使用するチャットツールとは一味違います。具体的には、セキュリティが強化されている、ビジネス向け機能が充実している、容量の大きなファイルの共有に対応できるなど、ビジネス仕様ならではの特徴があります。

 

1-2. 備わっている機能

利用可能な機能としては、チャット機能だけでなく個人またはメンバーのスケジュール・タスク管理機能、ドキュメントの共有などがあり、その他にweb会議やアンケート機能が備わっているツールもあります。普段の社内コミュニケーションをメールや電話、紙だけで行っているのなら、ビジネスチャットツールを利用することでコミュニケーションの幅は広がるでしょう。

 

1-3. ビジネスチャットツールの魅力

ビジネスチャットツールの魅力といえば、手軽にコミュニケーションを取れることや、セキュリティが担保されること、チームメンバー間でリアルタイムに情報を共有することが可能な点にあります。

 

2.事例からみる導入前の課題と導入効果

導入を検討している企業が抱えている課題の傾向としては、大きく2パターンに分かれます。

1つ目は、社内コミュニケーションが円滑に行われておらず、環境の改善や改革を行いたいというパターンです。

2つ目は、すでにLINEなど私用のSNSが社内に広まり、管理・セキュリティ上の問題を解消したいというパターンです。

これらの課題解決に向け、具体的にビジネスチャットツールがどのように有効に働いたのか、事例を見ていきます。

 

2-1. 事例1:社内コミュニケーションの活性化

社内でのコミュニケーションが不足すると、有益な情報を得にくくなってしまいます。

よくある課題点として

・メールでは気軽な提案がしにくく、意見交換が活発にならない

・経営層と現場メンバーとの間に距離が生じ、現場の意見を把握できない

・遠隔地にいる従業員との情報共有が難しい

などだと思います。

チャット形式であれば、気軽に意見を投稿できる環境を作り出せます。中にはアルバイトやシニアスタッフも含めた様々な立場の従業員との交流が活発化したという事例もあります。外出が多い社員とのモバイル画面での情報伝達、在宅勤務の社員とのweb会議など、様々なワークスタイルに対応可能です。

 

2-2. 事例2:スピーディな情報共有の促進

スピード感を持った情報伝達が実現できることは、ビジネスチャットツールの大きな魅力の1つです。

例えば、

・メールの文章作成には手間がかかり、レスポンスも遅い

・送受信の履歴を探すのが大変で、気がつけば1日中メールの返信に追われている

・職業柄、電話にはなかなか出られない

・週1の会議では意思決定が遅いと感じている

など、従来の伝達方法では、現代社会のスピード感や働き方の多様性に柔軟に対応しきれません。

ビジネスチャットツールであれば、手軽に文章を投稿できるだけでなく、トピックごとに伝達内容やコミュニティーを整理することが容易なため、必要な情報をすぐに確認することができるようになります。メールのように個人対個人のやりとりだけでなく、チーム同士のオープンなコミュニケーションの場を設けることもできるので、チーム内でリアルタイムに情報が共有できるのも重要なポイントです。

 

2-3. 事例3:リアルタイムで抜け漏れのない状況把握

ビジネスチャットツールには、リアルタイムな状況把握に貢献する機能が豊富に備わっています。

例えば、

・関わる人全員に必要な情報が行き届かないミスが発生する

・フルタイム以外の従業員が職場の変化に追いつけない

・多数プロジェクトの流れを追うことが困難

など、適切なタイミングで適切な情報が必要な人に行き渡らないという問題の解決にも貢献します。

タスク管理やスケジュール管理の機能を利用すれば、管理者やチームへの情報、プロジェクトの進捗状況をリアルタイムに共有できます。これにより、在宅勤務の社員、全国に在籍している現場の社員、海外拠点の社員への情報共有が容易になったという事例もあります。ログを残すこともできるので、情報の抜け漏れ防止に役立たせることも可能です。トピックごとに見逃してしまったメッセージを確認できたり、いつでもメンバーの状況を把握できる環境を手にすることは、業務の滞りや抜け漏れ防止に大いに貢献するでしょう。

 

2-4. 事例4:セキュリティの強化

コンシューマー向けSNSが広まり、従業員がプライベート用のSNSで業務連絡をとることも現代では珍しくありません。情報漏洩のリスクはあるけれど、業務の流れ上スピーディーな情報伝達を実現するためには仕方ないと容認している場合もあるのではないでしょうか。

ビジネスチャットツールを導入することで、個人用SNSの利用を禁止しても業務の滞りを生まずに済んだという事例もあります。会社の管理下で利用者のアカウント管理や利用制限等の設定ができるため、個人用SNSを利用した情報漏洩のリスクが軽減されます。

 

3.実際に比較する際の選定ポイント

 ビジネスチャットツールの有用性は認識しても、ツールを選定する段階で迷ってしまうこともあります。実際に選定する際のポイントを以下の表にまとめ、注目のビジネスチャットツール4製品の情報をまとめてみました。ビジネスチャットツールを検討する際は、このようなチェック項目に着眼し比較をすると良いでしょう。

表1:チャットツール比較一覧表 ※画像をクリックすると拡大されます。

 

 

 

4.まとめ

働き方が多様になり、経営のスピード化が余儀なくされた現代では、“社内コミュニケーション”という観点だけでも多くの課題が散見されます。日々忙しいビジネスパーソンにとって、業務を円滑に進めるためには社内外でのスムーズなコミュニケーションが必須です。

自社の運用方針にマッチしたビジネスチャットツールを選んで、生産性の向上を図っていきましょう。

 

参考資料

■総務省:働き方改革×チャットツールのビジネス活用

 

■ChatWork:各ページ、ダウンロード資料

 

■Slack:各ページ

 

■LINE WORKS:各ページ、ダウンロード資料

 

■Microsoft teams:各ページ