業務の無駄を省いて管理を簡略化する10の方法

一般的に企業規模が大きくなるのに合わせて、部や課、チームなどの業務の管理単位が増えていきます。また、管理方法については全社共通ではなく、管理単位ごとに異なることが多いと思います。そのため、管理単位ごとに部分最適化された業務の進め方があり、全社的な視点でみると効率的ではない管理方法になっているケースが多いと思います。そこで今回は、全社的な視点でみた管理方法の見直しとITツールの活用による業務効率化を考えてみたいと思います。

管理方法を見直して業務を効率化する方法6つ

前提として管理方法は部や課などの管理単位ごとに定めるのではなく全社共通のルールとして定めることが業務効率を上げるために重要です。

データの入力規則を定義して入力作業を効率化する

顧客台帳などのデータをエクセルで管理しているような場合、複数の人間が同じファイルに様々な情報を入力します。

そうすると、数字が入るべきセルに文字列が入っていたり、同じ顧客なのに英語表記とカタカナ表記があって別の顧客と認識されてしまうなどの「表記のゆれ」と呼ばれる現象が発生し、あとで集計しようとしたらエラーが出て、その修正作業に時間がかかることがあります。

このような場合は、ファイルの管理者がエクセルの機能である「入力規則」を使って入力制限をかけるとよいでしょう。

例えば、「整数」しか入力できないように設定したり、「リスト」を作成してリストに登録された単語以外は入力できなくするといったことが可能です。

入力規則を設定するメリットは誤記の防止だけでなく、リストをうまく活用することで入力のスピードや正確性を向上させ、修正による無駄な作業時間も削減できます。

業務マニュアルを作成して未標準化による無駄を省く

効率のよいやり方を知っていれば10分で終わる作業を、非効率なやりかたのまま60分かけておこなっている場合、それは無駄な業務と言えるでしょう。

例えば、エクセルで管理している見込み客リストがあって、新規に取得したリストとの重複チェックをする場合、エクセルの「VLOOKUP関数」などを有効に活用することで、作業時間を大幅に短縮できます。

現在見込み客リストに1000件登録されているとして、100件の新規リストを追加するケースを考えて見ます。

関数を使わずに1件ずつ見込み客の重複が無いかを確認しようとしたら、少なくとも100回検索する必要が出てくるので、どんなに速くでも10分以上はかかるでしょう。

VLOOKUP関数は、2つの別のリストの指定した範囲内に同じ名前がある場合、指定したセルに特定のセルの値を返すことができます。この関数を活用すれば、重複している企業を見つけることが容易にできます。設定にかかる時間を含めても、1～2分で重複企業が判明します。

100件程度であればこのくらいの時間の差で済みますが、これが1000件や10000件規模になった場合、何時間単位で変わってきます。

業務のやり方が違うことで発生する無駄な時間の排除は、標準化するために業務効率が最もよい業務の進め方を記述した業務マニュアルの作成が有効です。また、作成した後も定期的に業務の進め方を見直し、業務マニュアルを改定していくことが重要です。

大人数が参加する打合せの回数や時間を減らし共通時間を短縮する

例えば、部全体で毎朝打ち合わせ行っているような場合に、その必要性を見直してみます。

もっと小さな管理単位（チーム単位など）のほうが効率がいいかもしれません。

打ち合わせの回数を減らし、その代わりに必要な情報共有は社内SNSのようなコミュニケーションツールなど別の手段を活用して、時間を短縮する方法もあります。

関わる人数が多ければ多いほど、そこにかかるコストが大きいということであり、逆にいうと時間短縮した場合の効果は大きくなります。

もちろんその時間が必要である場合は無理に減らす必要はありませんが、もし短縮できる時間があり、他の方法で置き換えられるようであれば、検討してみるのもよいでしょう。

コミュニケーションを取り易い環境にして認識のズレを早めに解消する

上司が部下に作業を指示したが、うまく伝わっておらず、その作業が最初からやり直しになるようなこともあるでしょう。

上司からの作業指示が正しく伝わっているか、作業者は自分の認識で間違っていないか、こうした意思疎通を頻繁に行う場合、座席が近ければすぐに聞きにいけますが、フロアが違う場合など作業場所が離れていたりして難しいケースもあるでしょう。

このような場合にも、先ほど挙げた社内SNSなどのコミュニケーションツールなどが有効です。

こまめに連絡する手段を設けることで、手戻りが発生しても、小規模で済ませられます。

複数の部署にまたがる業務をワンストップ化して作業の停滞時間を省く

例えば、システム開発会社の営業が顧客から概算見積もり依頼を受けた場合、一度持ち帰って開発部に概算見積もり依頼を出し、出てきた概算見積もりを顧客に提示する、という業務フローがあるとします。

この流れですと、開発部が忙しい場合は概算見積もりが出てくるのに時間がかかってしまいます。

詳細な見積もりを作成する場合は別ですが、概算見積もりレベルのものであれば、「概算見積もり作成シート」のような営業が作成できる計算シートを作ることで、待ち時間が削減でき、顧客への概算見積もりの提示がスムーズに行えるようになるでしょう。

部下の仕事量を調整し能力ミスマッチによる無駄な作業時間を削減する

あるメンバーの残業時間が他のメンバーよりも毎月多くなっているケースが見られる場合、もしかしたらそのメンバーの処理能力を超えて仕事を与えているかもしれません。

初めのうちは不慣れな作業を担当して時間がかかることもありますが、ある程度慣れてくる時期を過ぎてもまだ効率が上がらないようであれば、そのメンバーに対して担当業務に関するスキルを向上するための教育を実施します。また、メンバーの担当業務に関する適性に問題があれば担当業務の変更を検討する必要があるでしょう。そのためにメンバーのスキル情報を全社で共有し、適切人材を適切な業務にアサインできる仕組みがあることが望ましいです。