ERP × PowerAutomate を活用した電子取引データ保存の対応事例
本記事では、MA-EYES × ClimberCloud 及びWinActor×ClimberCloudを活用した電子帳簿保存法への対応事例について にてご紹介したRPAツール「WinActor」で自動化した部分を、「Power Automate Desktop」を使って対応する方法をご説明します。
MA-EYES × ClimberCloud 及びWinActor×ClimberCloudを活用した電子帳簿保存法への対応事例について
Power Automateについては以下の記事にて紹介しているのでこちらもぜひ。
無料で使えるRPA？！Microsoftの「Power Automate for desktop」超初心者向けにダウンロードからフロー作成方法を解説
PowerAutomateによる作成例
前記事でRPAツール「WinActor」を用いて説明した部分は、「ERPでは管理しない電子取引データのファイル名を分解して、Excelに転記をし、リスト化する」部分になります。この部分をPower Automate Desktopで作成します。
初めに完成フロー全体を表示します。
◆メインフロー
◆サブフロー
設定手順
ファイルは以下の通り3つあるとします。
帳票名は「帳票フォーマット_帳票名_管理コード_取引先企業名_税込金額_日付」という並びになっています。
これをあらかじめ用意しておいた下図のようなExcelシートに項目ごとに転記する方法を説明します。
それでは作成方法を見ていきましょう。
まずExcelを起動しておきます。
Excelの起動を選択し、開きたいExcelを指定します。
次に、帳票ファイル名を変数にします。
Power Automate Desktopの「フォルダ内のファイルを取得」を実行します。
実行することで、変数「File[0]~[2]」に下記のようにファイル名が設定されます。またファイル数は%Files.count%となり、ここでは「3」となります。
次に、今回の業務フローで使う変数「NewVar」に2を、「NewVar2」に0を設定しておきます。詳細は後ほど説明します。
テキストを分割して、それぞれをExcelの指定セルに転記するサブフローを作成します。
まずテキストの分割を使ってファイル名を分割して変数にします。
分割するテキストは%Files[NewVar2].NameWithoutExtension%で、NewVar2=0であることから、先ほど作成した変数「Files[0]」のファイル名のみを抜き出したものを意味します。
ここでは「プロジェクト見積_見積書_ES23000014_テスト顧客1_10000000_20240101_」となります。
その文字列を「_（アンダーバー） 」で区切ったものが、変数「TextList[0]~[5]」に設定されます。
※ここでは上から3つのみ表示されていますが、スクロールすれば、全て表示されます。
それぞれの値は以下のようになります。
TextList[0] プロジェクト見積
TextList[1] 見積書
TextList[2] ES23000014
TextList[3] テスト顧客1
TextList[4] 10000000
TextList[5] 20240101
これをあらかじめ作成しておいたExcelワークシートの所定の位置に転記します。
まずは試しにExcelのセルA2にTextList[0]の値を転記してみましょう。
ここで先ほど設定した変数「NewVar」を使います。
現在NewVar=2なので、TextList[0]=プロジェクト見積がセルA2に転記されます。
フローを実行した結果、下図のように転記されました。
同じ要領でTextList[1]～[5]についてもB2～F2に転記するように設定します。
これでフォルダ内のファイル1つめについて転記が完了しました。
今回はファイルが3つあるので、ループを使います。
%Files.count% =3なので、3回ループしたいのですが、開始値が0なので、ここでは「0～2」となるように %Files.count-1% ＝2 とします。
これでループはファイルの数だけ繰り返されることになります。
サブフローを1回実行した後、変数「NewVar」と「NewVar2」をそれぞれ＋1します。
それによって、
NewVar = 3
NewVar2 = 1
に変わります。
%Files[NewVar2].NameWithoutExtension% の値がフォルダ内の2つ目のファイル名になり、分解されたTextList[0～5]はA3～F3に転記されます。
フローを実行すると、下図のように電子取引データの一覧が完成します。
まとめ
今回は、Power Automate Desktopを利用した業務の自動化について説明しました。WinActorとは違う製品なので操作性は異なりますが、工夫をすることで同様の効果を実現することが可能です。
また、条件分岐などを使ったり、ループの中にループを入れる、サブフローの中にサブフローを入れるなどの複雑な業務フローも実現できます。
PowerAutomateDesktopは現在Windows11標準装備となっているので、興味のある方はぜひ試してみてください。
※Microsoft、Power Automateは、米国Microsoft Corporationの米国およびその他の国における登録商標または商標です。
※その他記載の商品名やサービス名は各社の登録商標または商標です。
筆者プロフィール
- ビーブレイクシステムズ
- 家電量販店でウィンドウショッピングするのが好きです。
最新記事一覧
【オンラインセミナー定期開催中】法改正、IT導入補助金、内部統制、業務の効率化など
いま解決したい課題のヒントになるかもしれません。ぜひお気軽ご参加ください！
