株式会社Holmesが「新型コロナウイルス感染症拡大前後の契約業務に関する実態調査」を実施

株式会社Holmes(2020年9月10日配信)

契約プロセス構築と一元管理を実現する、国内初のクラウド型契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」を運営する株式会社Holmes(本社:東京都千代田区、代表取締役:笹原 健太、以下:ホームズ)は、新型コロナウイルスの影響を大きく受けた「飲食業」を含む、複数拠点をもつ業態の企業を対象に「新型コロナウイルス感染症拡大前後の契約業務に関する実態調査」を実施しました。

昨今、新型コロナウイルスの感染拡大を受けて、企業のビジネス環境は変化しています。自社調査(2020)「テレワーク時の契約業務に関する実態調査」結果からも、契約業務に関する領域について、新型コロナウイルスの感染拡大前と比べて、コミュニケーションコストや契約業務の非効率が発生している現状が浮き彫りになりました(※1)。

当社の顧客企業に対するヒヤリングからも、飲食業など複数拠点を持つ、多拠点展開企業の契約業務管理への課題意識が強まっている状況が伺えました。

こうした背景を踏まえて、「新型コロナウイルス感染症拡大前後での多拠点展開企業の契約業務に関する課題の変化」を浮き彫りにすることを目的に調査を実施しました。具体的には、複数拠点をもつ業態である、飲食、宿泊、小売、サービス、建設、IT関連企業で働く、契約業務に携わった経験のあるビジネスパーソンを対象に調査を行いました。

調査の結果、新型コロナウイルスの感染拡大前と比べて、ペーパーレス化や契約関連業務に対する業務効率化ニーズが高まっている実態が明らかになりました。調査結果のハイライトは、以下の通りです。

(※1)Holmes(2020)「テレワーク時の契約業務に関する実態調査」
https://www.holmescloud.com/news/press-release/2535/

■「新型コロナウイルス感染症拡大前後の契約業務に関する実態調査」ハイライト

1.業務効率化ニーズが高い領域のトップ3は「ペーパーレス化」「契約関連業務の効率化」「拠点間を繋ぐワークフローシステム」。新型コロナウイルス発生前と比べて「ペーパーレス化」ニーズが大幅増加

現在、業務効率化を必要と感じている領域の上位3つは、1. 紙の書類のペーパーレス化(63.4%)、2. 契約関連業務の効率化(33.2%)、3. 拠点間を繋ぐワークフローシステム構築(27.5%)(※複数回答)。新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、業務効率化に対する必要性は、「ペーパーレス化」が52.5%→63.4%と10.9pt増加、「契約関連業務の効率化」が31.2%→33.2%と2.0pt増加。

2.拠点運営業務における課題のトップ3は「従業員の雇用契約管理」「拠点運営コストの削減」「店舗従業員の採用・定着」。新型コロナウイルス発生前と比べて飲食業、サービス業の「従業員の雇用契約管理」ニーズが高まっている

拠点運営業務における、売上げ向上以外の課題上位3つは、1. 従業員の雇用契約管理に手間・時間がかかる(30.8%)、2. 拠点運営にかかるコストの削減(25.8%)、3. 店舗従業員の採用・定着(22.0%)(※複数回答)。新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、拠点運営業務における課題は、「従業員の雇用契約管理」が27.6%→30.8%と3.2pt増加。特に、飲食業は23.1%→30.8%と7.7pt増加、サービス業は31.1%→36.6%と5.5pt増加。

3.拠点運営に関する契約業務課題のトップ3は「契約書や関連書類の不備」「本部と拠点間での契約書等のやりとり」「契約書締結に時間がかかる」。新型コロナウイルス発生前と比べて、拠点運営に関する契約業務への課題感が高まっている

拠点運営に関する契約業務課題の上位3つは、1. 契約書や関連書類の書類不備対応に手間・時間がかかる(44.4%)、2. 本部と拠点間での契約書等のやりとりに手間・時間がかかる(33.3%)、3. 契約書の締結に時間がかかる(32.0%)(※複数回答)。また、新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、「特にない」が12.9%→9.9%と3.0pt減少しており、拠点運営に関する契約業務への課題感が、新型コロナウイルス発生後に増加傾向であることが伺える。

4.飲食業、建設業の約3割が、契約業務課題トップの「契約書や関連書類の不備」に対して、対策を取れておらず、対策検討もできていない

44.4%の人が課題と感じた「契約書や関連書類の不備」に対し、飲食業については、「対策をとっていない」と回答した人の割合が30.0%、「対策をとるか検討中」が13.3%、建設業については、「対策をとっていない」と回答した人の割合が28.6%、「対策をとるか検討中」が34.3%と、他業種と比べて、対策への対応の遅れが伺える。

5.契約関連業務で導入したいものTOP3は「契約書の電子化」「ワークフローシステム」「契約書管理システム」。一方、「契約書の電子化」「契約書管理システム」など、導入意向が高いソリューションについても、導入は限定的

契約関連業務において導入したいものTOP3は、1.契約書の電子化(40.4%)、2.社内のワークフローシステム(32.8%)、3.契約書の管理システム(32.3%)(※複数回答)。一方で、「契約書の電子化」は40.4%の導入ニーズに対して導入済は18.9%、「契約書管理システム」は32.3%の導入ニーズに対して、導入済は18.3%と、導入が進んでいない現状が伺える。
■調査概要
調査時期:
2020年7月30日(木)〜8月13日(木)
調査方法:
インターネット調査
調査対象:
全国、20~59歳、3拠点(支社・支店・出張所・店舗など)以上の多拠点展開の「飲食」「小売」「サービス」「IT」「建設」「宿泊関連」の企業に勤務する管理部門(経営企画・情報システム・採用・人事・労務・法務・総務)の会社員で、過去6ヶ月以内に拠点(支社・支店・出張所・店舗など)とのやりとりが発生する契約関連業務を経験した男女805名
「新型コロナウイルス発生前後」の定義:
2020年1月以前を発生前とし、2月以降を発生後として調査を実施

 

■新型コロナウイルス感染症拡大前後の契約業務に関する実態調査 | 調査結果詳細

1.業務効率化ニーズが高い領域のトップ3は「 ペーパーレス化」「 契約関連業務の効率化」「 拠点間を繋ぐワークフローシステム」。新型コロナウイルス発生前と比べて「ペーパーレス化」ニーズが大幅増加

現在、業務効率化を必要と感じている領域の上位3つは、1. 紙の書類のペーパーレス化(63.4%)、2. 契約関連業務の効率化(33.2%)、3. 拠点間を繋ぐワークフローシステム構築(27.5%)(※複数回答)。回答者の半数以上が、ペーパーレス化を必要と感じていることがわかりました。

新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、業務効率化に対する必要性は、「ペーパーレス化」が52.5%→63.4%と10.9pt増加、「契約関連業務の効率化」が31.2%→33.2%と2.0pt増加した一方、「拠点間を繋ぐワークフローシステム構築」は、29.2%→27.5%と1.7pt減少しました。

また、「ペーパーレス化」のニーズについては、新型コロナウイルス発生前後で、飲食業が28.8%→59.6%と30.8pt大幅に増加。IT関連業についても、51.0%→65.2%と14.2pt増加しており、新型コロナウイルス発生前後で、「ペーパーレス化」ニーズに対する意識の変化が伺えました。

2.拠点運営業務における課題のトップ3は「従業員の雇用契約管理」「拠点運営コストの削減」「店舗従業員の採用・定着」。新型コロナウイルス発生前と比べて飲食業、サービス業の「従業員の雇用契約管理」ニーズが高まっている

拠点運営業務における、売上げ向上以外の課題上位3つは、1. 従業員の雇用契約管理に手間・時間がかかる(30.8%)、2. 拠点運営にかかるコストの削減(25.8%)、3. 店舗従業員の採用・定着(22.0%)(※複数回答)と、雇用関連への課題意識が高いことがわかりました。

新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、拠点運営業務における課題は、「従業員の雇用契約管理」が27.6%→30.8%と3.2pt増加、「拠点運営コスト」が23.7%→25.8%と2.1pt増加しました。一方、「店舗従業員の採用・定着」は、24.0%→22.0%と2.0pt減少しました。さらに、「効率的に拠点運営できる体制構築」への課題感も、新型コロナウイルス発生前後で、14.0%→19.1%と5.1pt増加しており、業務効率向上を実現するための仕組み化ニーズの高まりが伺えました。

また、「従業員の雇用契約管理」に対する課題感については、新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、飲食業は23.1%→30.8%と7.7pt増加、サービス業は31.1%→36.6%と5.5pt増加。一方で小売業は、39.5%→32.5%と7.0pt減少しており、コロナ禍における「従業員の雇用契約管理」に対する課題感の変化には、業種による違いがみられました。

3. 拠点運営に関する契約業務課題のトップ3は「契約書や関連書類の不備」「本部と拠点間での契約書等のやりとり」「契約書締結に時間がかかる」。新型コロナウイルス発生前と比べて拠点運営に関する契約業務への課題感が高まっている

拠点運営に関する契約業務課題の上位3つは、1. 契約書や関連書類の書類不備対応に手間・時間がかかる(44.4%)、2. 本部と拠点間での契約書等のやりとりに手間・時間がかかる(33.3%)、3. 契約書の締結に時間がかかる(32.0%)(※複数回答)。拠点と本部間でやりとりが発生する契約業務において、書類不備対応への課題の大きさが伺えました。

新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、「契約書や関連書類の書類不備」が42.4%→44.4%と2.0pt増加、「本部と拠点間での契約書等のやりとり」が31.3%→33.3%と2.0pt増加、「契約書の締結に時間がかかる」が29.9%→32.0%と2.1pt増加。また、「過去の契約がすぐ見つからない」も10.0%→13.1%と、3.1pt増加しました。

一方で「従業員の雇用契約管理」は、31.3%→29.9%と1.4pt減少し、新型コロナウイルス発生前後での課題感に変化が生じていることがわかりました。さらに「(課題は)特にない」の回答も、新型コロナウイルス発生前後で、12.9%→9.9%と3.0pt減少しており、新型コロナウイルス発生以降、拠点運営に関する契約業務の課題感が増加している現状が伺えました。

また、「契約書や関連書類の不備」に対する課題感については、新型コロナウイルスの影響が生じる前と比較すると、小売業は44.6%→50.5%と5.9pt増加。一方で飲食業は、43.6%→38.5%と5.1pt減少し、新型コロナウイルス発生前後の「契約書や関連書類の不備」に対する課題感の変化には、業種による違いがみられました。

4.飲食業、建設業の約3割が、契約業務課題トップの「契約書や関連書類の不備」に対して、対策を取れておらず、対策検討もできていない

44.4%の人が課題と感じた「契約書等の書類不備対応」に対し、「対策が取れている」と回答した人の割合は39.5%、「対策をとるか検討中」が26.7%、「対策をとっていない」が26.4%と、対策が進まない現状が伺えました。

また、飲食業については「対策をとっていない」と回答した人の割合が30.0%、「対策をとるか検討中」が13.3%、建設業については、「対策をとっていない」と回答した人の割合が28.6%、「対策をとるか検討中」が34.3%と、他業種と比べて、対策への対応の遅れがみられることがわかりました。

5. 契約関連業務で導入したいものTOP3は「契約書の電子化」「ワークフローシステム」「契約書管理システム」。一方、「契約書の電子化」「契約書管理システム」など、導入意向が高いソリューションについても、導入は限定的

契約関連業務において導入したいものTOP3は、1.契約書の電子化(40.4%)、2.社内のワークフローシステム(32.8%)、3.契約書の管理システム(32.3%)(※複数回答)。飲食業については1.社内のワークフローシステム(36.5%)、2.契約書の電子化(31.7%)、契約書の管理システム(31.7%)と他の業種とニーズの傾向が異なる結果となりました。

一方で、「契約書の電子化」は40.4%の導入ニーズに対して導入済は18.9%、「契約書管理システム」は32.3%の導入ニーズに対して、導入済は18.3%と、導入が進んでいない現状が明らかになりました。「ワークフローシステム」については、32.8%の導入ニーズに対して、導入済は28.3%と、上記2つよりは導入が進んでいるものの、3割強の導入で止まっており、なお高いニーズが伺える結果となりました。

■Holmesについて
Holmesは「世の中から紛争裁判をなくす」という志のもと、「権利の実現」と「義務の履行」が自然となされる社会の実現を目指しています。契約プロセス構築と契約の一元管理を実現する、クラウド型契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」を通して、企業の契約業務の効率化と生産性向上を支援します。

「ホームズクラウド 」とは
https://www.holmescloud.com/index.html

Holmesは「契約マネジメント」を通して企業のエンパワーメントを支援し、更なる成長を目指してまいります。今後とも宜しくお願いいたします。

【株式会社Holmes】
本  社:東京都千代田区大手町1-6-1 大手町ビル6階 Inspired Lab内
代 表 者:代表取締役 笹原 健太
事業内容:契約マネジメントシステム「ホームズクラウド」の提供
URL  :https://www.holmescloud.com/

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