ビジネスチャットには何ができるの?その効果は?

近年働き方改革が推進されていく中で、数多くの業務効率化のためのITツールが開発されています。しかし、「ITツールを導入するにしても課題がわからない」や「どのような運用をするのがいいか具体的にわからない」などの悩みを抱える企業も多いと思います。

そこで、今回は「ビジネスチャット」にスポットを当て、効果的な運用方法を考えていきたいと思います。メリットとデメリットを挙げていき、その後事例を基に効果的な運用について考えていきたいと思います。

 

ビジネスチャットのメリット、デメリット

ではまず、ビジネスチャットを利用するメリットとデメリットについて考えていきたいと思います。

ビジネスチャットのメリット

メールよりも手軽に扱える

ビジネスチャットの利点は何といっても「手軽」なことです。

現在、ビジネスでの連絡は電話かメールでのやり取りが主な手段です。メールでのやり取りを行う際には「お世話になっております。」や「お疲れ様です。」などといった定型文を入れるのがマナーですが、ビジネスチャットではそういった本題とは関係ない文章を含まずに利用されている事例が多いようです。

 

同時に複数人でのコミュニケーションが可能

ビジネスチャット上ではグループを作成し複数人でコミュニケーションを行うことも可能です。そのため、メールのようにCCに入れ忘れ送信をやり直すようなことも避けることができる上に、複数人がリアルタイムに発言することも可能です。

 

迷惑メールがない

登録したユーザーからメッセージを受け取ることができるため、迷惑メールが届くこともありません。そのため、スパムメールなどを開いてしまうなどといったセキュリティー上のリスクを減少させることが可能といえます。

 

チャット以外の機能も搭載

ビジネスで利用することを想定したチャットツールであるため、高いセキュリティーやビジネス向けの機能が搭載されているものになっています。例えば、サイズの大きい資料の共有を行うことができる機能やスケジュール管理などビジネス向けならではの機能が搭載されています。

 

ビジネスチャットのデメリット

メッセージの量が多くなりがち

チャット形式でのメッセージは簡単に内容を送信することが可能であるため、メールのように内容をまとめないまま送信してしまうケースがしばしばあります。そうすると追加情報のメッセージを送る必要があるため、同じ内容を送るにしてもメッセージ数が多くなってしまうという状況が生まれます。そうすると何が重要な情報なのかが伝わりづらくなり効率が下がってしまう恐れがあります。

 

重要なやり取りが流れてしまう

本題と関係の無い雑談のようなメッセージの数が多くなってしまうと重要な内容のメッセージを見落とすリスクが大きくなってしまう場合や、過去のメッセージを見返すことが難しくなるなどの問題が発生します。さらにメールのように一件ごとに管理することができない為、重要なやりとりのみを分類しておくことが難しいこともあります。

 

仕事とプライベートの切り分けが難しい

ビジネスチャットツールの多くがSNSのようにスマートフォンなどの端末からも見ることができるため、業務時間外も連絡を返せるようになってしまいます。そのため業務時間とプライベートの時間との境目が曖昧になり切り分けが難しくなってしまう場合があります。

 

【ビジネスチャットのメリット・デメリットまとめ】

メリット デメリット
・やり取りのスピードが速い
・複数人でのやり取りが可能
・不要なメッセージ(迷惑メール等)がない
・チャット以外の機能も利用が可能
・情報が散乱する恐れがある
・やり取りが流れてしまう恐れがある
・業務とプライベートの切り分けが難しい

 

ビジネスチャット活用方法

では上記のようなメリットとデメリットを踏まえた上で、ビジネスチャットを効果的に活用するためにはどのような方法で利用するのが良いのでしょうか。事例も併せて考えていきたいと思います。

 

情報交換の効率化

ビジネスチャット上でやりとりを行なう内容についてグループごとに分けることによって、内容を分類することができ、過去のやり取りが見やすくなります。さらにグループ内でキーワード検索等を行えば過去のやり取りをすぐに見直すことができます。

事例としてA社商談用のグループ、B社商談用のグループ、社内連絡用のグループなどで分けることによって、グループごとにやりとりがまとまり、情報の整理や振り返りが容易にできるようになります。また、雑談用のグループを作ることで本題以外のメッセージのやり取りを発生させないようにしている事例もあります。社員間で自由にグループを作ることを許可することでコミュニケーションを活性化させることにつなげた企業や、あえてグループの作成を制限することで情報の集約性を高めている企業もあるようです。

 

働き方改革の推進

働き方改革のためにビジネスチャットを導入し作業を効率化できたとしても、業務時間外に連絡を返さなくてはいけなくなってしまっては働き方改革の意味がありません。これを防ぐために会社支給の端末のみでアプリのインストールを許可しているという事例があります。また、会社支給の端末がない場合には業務時間中のみ利用可能などといった制限を明確に定めることも効果的な対策だと思います。

 

セキュリティー面の強化

社内での連絡をLINEなどの個人向けチャットツールで行っているという方は少なくないのではないでしょうか。確かに新たなシステムの導入コストはかからず、効率的にやり取りを行うことができますが、公私で同じツールを使うことは情報漏洩のリスクの増大につながります。

そこで、社内での連絡手段としてビジネスチャットを導入し利用することで、効率を落とすことなく情報漏洩のリスクを抑え、高いセキュリティー性を保つことができます。事例としては、ビジネスチャットでの社員同士の個人的なメッセージのやり取りを許可することによって業務時間中に私用チャットの利用を防止し、情報漏洩のリスクを下げることに成功したというものがあります。また、誤った人にメッセージを送ってしまったとしても誤送信先は社員なので社外に漏れることはありません。

 

やり取りの効率化

チャットツールでのやり取りはスマートフォンやタブレットなどの端末からも行えるため、社内にいなくてもメッセージやファイルのやり取りを行うことが可能になります。この特徴を生かし、社外で営業活動を行っている人に対して社内から情報をリアルタイムで送ることで、円滑に商談を進めるサポートが出来ているという事例があります。その場合には情報漏洩を防ぐためにも端末やアカウントの管理をしっかりと行うことが必要になってきます。

また、「既読」を付ける機能が搭載されていたり、スタンプを利用することで内容を確認したことを伝えることもできるため、確認漏れを防ぐことも期待されます。

 

まとめ

ビジネスチャットの恩恵を最大限に受けるためには、自社の方針に合うツールや現在の課題を解決してくれるツールを選択することが大切だと思います。そうすることでより効率的かつスピーディーな情報共有が可能になり、業務効率の向上に貢献してくれる頼もしいツールとなるでしょう。

自社に合ったビジネスチャットツールを導入し、さらに働き方改革を進め、より良い業務環境を作ってはいかがでしょうか。

筆者プロフィール

カズタカ
カズタカビーブレイクシステムズ
ERPシステム「MA-EYES」やRPAツール「WinActor」等のITツール営業担当。
音楽と実家の猫が好きです。

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