働き方改革に残業の削減はマスト。企業がまずやるべき3つのこと

今、日本では働き方改革が叫ばれていますが、職場環境の改善がなかなか進まないと悩む企業は多いのではないでしょうか。働き方を改革していくためは、残業時間を削減することが急務であり、2019年4月からは厚生労働省による残業時間の上限規制も一部企業で始まります。残業を削減するために、企業は何をすべきなのでしょうか?ここでは、企業がやるべきことについて、詳しくご説明していきたいと思います。

2019年4月から残業時間の上限規制が明確化された

大企業では2019年4月から、中小企業は2020年4月から、厚生労働省により時間外労働の上限規制が導入されることになりました。残業時間は原則として「月45時間、年360時間」が上限となります。そして、臨時的で特別な事情がなければ、この上限を超えることはできないと定められています。中小企業の場合、残業時間の上限規制を守るために人員を増やしたり、職場環境を整備したりすることが難しいと考えられるため、1年間の猶予が与えられています。しかし、1年後には同じように残業時間の上限が明確化される予定です。

今までにも、原則「月45時間、年360時間」が残業時間の上限とされていましたが、実質的には法的な強制力はありませんでした。なぜなら、労使合意による特別条項を設けることで、実際は何時間でも残業することができたからです。しかし、今回の法改正では法律で残業時間の上限が定められ、これを超える残業はできなくなりました。

残業や長時間労働が起こってしまう理由

どの企業も残業時間を削減したいと考えているはずですが、残業や長時間労働がなかなか減らないのは、なぜなのでしょうか?理由としは、以下の3つが考えられます。

不明確な勤怠管理

残業時間を減らせない多くの職場では、管理者が部下たちの勤怠管理をできていないケースが多く見られます。部下たちがどれくらいの時間をかけて仕事しているのかを管理者が把握していなければ、残業時間を減らすことは難しいでしょう。そして、管理者が把握すべきなのは部下たちの仕事時間だけではなく、部下たちがどのようなやり方でどのような仕事をしているのかということです。部下たちがそれぞれの考え方で自分の仕事を個人管理していると、管理者は部下の仕事を知ることができません。その結果、部下たちが残業時間を稼ぐために残業をしていたり、仕事の非効率なやり方により残業が増えていたりという状況に陥ってしまうことがあります。

しかし、管理者がしっかりと部下の仕事内容や仕事のやり方を管理できていれば、なぜ仕事時間が増えてしまうのか、部下と話し合うことができるでしょう。その結果、効率の良い仕事の再分担や、業務の効率化ができるようになるのです。

過度な業務量

残業時間が減らせないのは、そもそも業務量が多すぎるからという問題もあります。頑張ればできる、やればやるほど業績が上がるという考え方のもとで仕事をしていると、そう簡単に仕事量を減らすことはできないでしょう。

また、人手不足のために社員一人一人の業務量を減らせないという問題もあります。この問題を解決するためには、業務の効率化だけではなく、業務量のコントロールや仕事の再分担、人材の登用なども必要になってきます。そうなると、社員一人一人の力で解決することは難しく、企業全体として取り組む必要があるでしょう。

残業施策の形骸化

働き方改革の法が成立し、世の中では働き方改革を進めることが求められており、残業施策を行わないと企業イメージが下がるという風潮になりつつあります。

そんな中、トップダウンで形骸化した残業削減の施策が下されても、現場は戸惑うばかりです。業務量そのものが減っていないのに仕事時間を減らせといわれても、無理があります。

その結果、「上からいわれているから残業はしていないことにする」「水曜日は早く帰るけど、明日残業しよう」などという、意味のない形骸化した対策になってしまう恐れがあります。

残業を削減のために企業まず行うべき3つのこと

今回の法改正により企業に残業時間の上限が定められます。それでは、残業を削減するために企業は何をすべきなのでしょうか?企業がまず行うべき3つのことについて、ご説明します。

トップ層が率先して行動を起こす

会社全体で残業削減の意識を高めるためには、まずトップ層が行動を起こすことが重要です。会社のトップが残業を減らすための工夫をして、仕事を効率良く進めるためのツールを使い、冗長な会議を廃止するなどの行動を起こせば、会社全体の考え方が変わっていきます。トップがまず動くことで、会社全体の動きにつながるでしょう。

社内の業務効率化を進める

仕事量はそのままで、仕事時間を減らすように指示をしても無理な話です。仕事量はそう簡単には減らせませんから、まずは業務の効率化を進めることが重要です。

個人の努力で効率化を進めることも大事ですが、会社として社内の業務効率化を進める施策を行うのが効果的です。ITツールの活用やマネジメント方法の見直しなど、会社として社内全体の業務効率化を進めることが必要になるでしょう。

残業施策の浸透を徹底する

残業施策は一部の社員が行ったり、一定期間だけ行ったりするのでは意味がありません。すべての社員が今後も継続して残業を減らし続けなければならないのです。

一部の社員だけが熱心に残業を減らそうとしているが、残業ばかりしている部署がある、残業削減キャンペーン中だけは早く帰るけれど、キャンペーンが終わると残業するのでは意味がありません。残業を減らして成果を出した人ほど評価され、残業時間の多い人は定期的に注意され、場合によっては降格もあるなどの、具体的な施策を打ち出し、浸透させる必要があるでしょう。

ユニークな取り組み事例も参考にする

残業の削減に成功した企業では、具体的にどのような取り組みが実施されているのでしょうか。実際に導入されたユニークな取り組み事例について、ご紹介しましょう。

残業の事前申告制

残業をするためには事前に申告が必要という制度を導入した企業もあります。この制度により、社員たちは1日の仕事の計画を立て、毎日残業を申告しなければなりません。これにより、計画的に効率良く仕事を進められるようになり、作業効率がアップして残業が減るという効果が期待できます。

「ノー残業デー」の導入

水曜日や給与支給日などに、「ノー残業デー」を導入する企業は多いと思います。残業をしない日が定期的に訪れることで、「残業をしないで飲みに行くことでモチベーションが上がる」「頑張って仕事を早く終わらせれば、毎日が充実する」と考える社員が多くなるかもしれません。このように、ノー残業デーの導入で、全社的に仕事を早く終わらせようという風潮を定着させることにつながります。

オフィスの強制消灯

定時時間が過ぎるとオフィスの照明が強制的に消灯されるという、物理的な対策もあります。照明を消されたら帰らざるを得ませんから、残業することができなくなります。

残業チケット制度

残業したければ、チケットが必要というユニークな仕組みもあります。上司に残業チケットの発行を申請する際に、なぜ残業が必要かを説明するという仕組みです。上司を納得させるだけの残業理由がないと残業できないことになります。

まとめ

2019年4月から、一部の企業で残業時間の上限規制が始まります。これにより、企業は残業削減のための対策に本格的に乗り出す必要が出てきました。残業や長時間労働が起こる理由には、管理者による部下の勤怠管理が不明確であること、業務量がそもそも多すぎること、残業施策が形骸化していることの3つが考えられます。

そして、この問題を解決するためには、企業のトップが率先して行動を起こし会社全体を動かすこと、社内の業務効率化を進めること、残業施策を局所的、一時的なものにせず浸透させることが必要です。すでに残業施策を行っている企業では、残業の事前申告制やノー残業デーの導入など、ユニークな取り組みが成功している例もあります。これらの事例を参考にして、それぞれの会社に合った残業施策を進めていく必要があるでしょう。

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