リモートワーク制度を成功に導くツール、デメリットをカバーできる選定を
自宅から遠い場所にある会社に通うことなく、自宅やカフェ、サテライトオフィスなどで働くことをリモートワークと呼びます。近年、働き方改革を促進すると、期待が寄せられている制度です。
しかし、リモートワークにはメリットばかりではありません。従業員の勤怠管理がしづらい、ほかの社員とのコミュニケーションがとりづらい、セキュリティ上のリスクといったデメリットも指摘されています。
そこで、リモートワークのデメリットをカバーしてくれる便利なツールをご紹介します。リモートワークを成功させるために、ぜひ参考にしてみてください。
目次
オフィス以外の場所で働く「リモートワーク」
リモートワークとは、会社に通うことなく自宅やカフェ、サテライトオフィスなどで仕事をすることを指します。
育児中の社員が自宅やカフェで働くことができれば、子供を保育所などに送り迎えする時間や家事の時間を確保できます。地方在住者が通いやすいサテライトオフィスを用意すれば、日本全国の優秀な人材を確保することも可能です。ほかにも、通勤時間を削減でき業務効率がアップする、ワークライフバランスの充実による生産性の向上といった効果も期待できます。
リモートワークであげられるデメリット
リモートワークにより、さまざまなメリットが得られる反面、デメリットも存在します。これからリモートワーク制度の導入を検討している企業は、デメリットについても正しく見極めておく必要があるでしょう。
コミュニケーションが取りづらい
リモートワークをしている人のほとんどが感じている問題として、一緒に働いている上司や同僚とのコミュニケーションがとりづらいということが挙げられます。
同じオフィスで働いていれば、必要に応じて、上司の席に行ってすぐに承認をもらうことができますし、何か話し合いたいことがあればミーティングスペースに同僚たちを呼んで議論することも可能です。
ところが、リモートワーカーは一人で働いているため、それができません。顔を見ながらメンバーとのコミュニケーションが取れないため、職場のメンバーや関係者との意思の疎通が難しいのです。
かえって生活リズムが崩れてしまう
自宅で働いていると、オンとオフを明確に区切るものがありません。職場に着くと仕事モードになる、家に帰るとプライベートモードになるといった「生活のメリハリ」がつかないことは意外とたいへんなものです。家だとついダラダラしてしまい仕事がはかどらず、結局プライベートの時間にも仕事を持ち込んでしまうといったことが起こりがちです。
急なミーティング・商談に参加できない
会社にいれば、上司や同僚からいつ招集がかかっても急なミーティングに参加できますし、取引先の担当者が急に訪れてきても商談に対応できます。ところが、自宅や遠隔地にいるとそれができません。
オフィスメンバーとの情報格差が生まれる
リモートワークをしているメンバーと通常通りオフィスで勤務するオフィスメンバーがいる場合、どうしても情報格差が生まれてしまいます。
オフィスメンバーは常にオフィスで最新の情報を得ることができますし、メンバー同士で打ち合わせや話し合いをすることが可能です。しかし、リモートワークメンバーはそれができず、情報に時間差が生まれ、取り残されてしまうのです。
セキュリティリスクがある
リモートワークと切り離せないのが、セキュリティリスクです。
自宅や遠隔地で仕事をするためには、仕事に必要な情報をオフィスから持ち出す必要があります。このとき、重要な社外秘や顧客情報といった個人情報の扱いに細心の注意を払わなければなりません。そうした注意を怠ることで、自宅のパソコンに保存していた情報がウイルスによって流出した、ノートパソコンを紛失したなどということが起こってしまうのです。
デメリットをカバーできるツール選定を
リモートワークにおけるデメリットを正しく認識したら、そのデメリットをカバーできるツールを選定しましょう。
それぞれの目的別に、おすすめのツールをご紹介します。
コミュニケーションツール
仮想的なオフィスでメンバーとコミュニケーションが取れるバーチャルオフィスツールやリアルタイムに会議ができるオンライン会議ツール、グループチャットツールなどを使い分けることで、リモートワーカーとのコミュニケーションがスムーズに取れます。
【バーチャルオフィスツール】
チャット機能や掲示板機能、オンライン会議ツールとの連携機能など、リモートワークに必要な機能が揃っています。ユーザインタフェースも多岐にわたり、オフィス内の移動やドアの開閉などを見ることができるツールも。実際にオフィスで働いているような感覚になるコミュニケーションツールです。
【オンライン会議ツール】
遠隔地にいるメンバーとテレビや通話でオンライン会議ができるツールです。
【グループチャットツール】
グループチャットツールを使えば、好きなときにメンバーと会話ができます。特定のメンバーでグループを作れば、グループ内の会話を共有することも可能です。
勤怠管理ツール
それぞれの社員が何時間働いているのかを簡単に管理できる勤怠管理ツールも必要です。
着席時と退席時をワンクリックで記録する、着席時にはワーカーの顔のキャプチャーを撮るなどの機能があるなど、簡単に勤怠管理ができるツールや、個別の勤怠だけではなく、リモートワーカーの勤怠を記録しプロジェクト単位で集計できるツールもあります。
スケジュール管理ツール
リモートワーカーともスケジュールを共有・管理できるツールです。
メンバー全員のスケジュールを共有・管理できるだけでなく、ドキュメントの共有やコメントを残し、コミュニケーションツールとしても活用できます。
タスク管理ツール
スケジュール管理とは別に、タスク管理が必要な局面もあります。プロジェクトを完了するために必要なタスクをメンバー内で共有し、消し込み管理などもできるのがタスク管理ツールです。
メンバーでタスクを共有し、各タスクを誰がいつまでに完了させるのか、今どれくらい終わっているのかといった進捗状況が分かりやすく確認できます。
ストレージ管理ツール
ストレージ管理ができるツールを導入すれば、社内のデータを社外に持ち出すことなくオンラインでデータの共有が行えます。
各種ツールはオフィス内でも効果を発揮す
これまでにご紹介してきたツールは、リモートワーカーがいるオフィスだけでなくオフィスワーカーが働く通常のオフィスでも効果を発揮します。
ペーパーレス化
オフィスツールを活用すれば、スケジュールを印刷して会議で使ったり、勤怠管理の申請を紙で行うことは不要になります。ツールの活用によってオフィスのペーパーレス化を推進できるのです。
適材適所の人材配置
リモートワーク制度を導入することで、育児中の人が無理のない範囲で仕事ができる、営業担当が出先でも仕事ができるなど、働き方が広がります。そして、無理のない適材適所の人材配置が可能になっていくというメリットも得られるのです。
業務効率化による生産性の向上
リモートワーク制度が導入されれば、無駄な通勤時間や不必要な会議時間を削減できますし、遠隔地にある営業所に足を運ぶ必要もなくなります。そのため、業務効率は大幅にアップし、生産性の向上が期待できます
まとめ
リモートワークを行うときに生じるデメリットはいくつかありますが、ツールの活用によって、そのデメリットをカバーできます。
孤独になりがちなリモートワーカーとコミュニケーションを取るためのチャットツールやオンライン会議ツール、遠隔地のワーカーの勤怠管理が難しいという問題にはリモートで勤怠管理が行えるツール、メンバー内の情報格差をなくすためのスケジュール管理やタスク管理が行えるツール、社外へのデータ流出を防ぐためのストレージ管理ツールなどの導入が必要です。
また、これらのツールを活用すれば、ペーパーレス化や適材適所の人材配置、業務効率の向上による生産性の向上といった副次効果も期待できます。
ツール類を上手に活用することで、リモートワーク制度の成功に近づくことでしょう。
筆者プロフィール
- ビーブレイクシステムズ
- 新しい「働き方」やそれを支えるITツールにアンテナを張っています。面白い働き方を実践している人はぜひ教えてください！
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