プロジェクト管理の代表的手法を紹介!はじめてでもできるシンプルな方法

初めてプロジェクト管理を任されると、誰でも緊張し、悩むものです。自分の作業だけに専念するのとはまったく違う問題に悩まされるでしょう。では、どうすればプロジェクト管理をスムーズに進められるのでしょうか?

プロジェクト管理手法には、いくつかの代表的な手法が存在します。今回は、はじめてプロジェクト管理を任された人のために、プロジェクト管理手法についてご紹介したいと思います。

代表的なプロジェクト管理手法

代表的なプロジェクト管理手法(ツールも含む)をいくつかご紹介します。どの手法にもメリットやデメリットがあります。それぞれのプロジェクトの性質や使いやすさなどを比較して、選んでみてください。

CCPM(クリティカル・チェーン・プロジェクト・マネジメント)

CCPMとは、大規模プロジェクトでよく使われる手法です。プロジェクトにおける工程やタスクのスケジュールや予算を最低限に抑え、プロジェクト全体としてバッファを取るという特徴があります。

人は仕事と期限を与えられると、期限ギリギリにしか仕事をしないという性質があります。そのため、工程やタスクそれぞれにバッファを取ってしまうと、そのバッファをすべて使い切ってしまい無駄が生じます。CCPMで管理すると、そのような無駄を防ぎ、スケジュールを短縮できるというメリットがあります。

ギリギリのスケジュールを設定し、適切なバッファを設けるためには、豊富なプロジェクト管理経験が求められるでしょう。

ウォーターフォール

ウォーターフォールとは、作業の工程を順番に積み上げていってスケジュールを立てるという、古くから利用されている手法です。例えば、システム開発のプロジェクトなら、顧客ヒアリング、要件定義、設計、製造、テスト、納品、運用などという工程の流れを元にスケジューリングを行います。

この手法が適しているのは、工程がほぼ同じで変わらない大規模プロジェクトです。一つの作業の流れが定着していれば、信頼性が高く、全体の進捗を管理しやすいというメリットがあります。逆に、常に新しい作業の流れや仕事のやり方が導入されるプロジェクト、短期間のプロジェクトなどには向きません。また、プロジェクトの途中で方針が変わると、スケジュールを変更しづらいというデメリットもあります。

WBS(作業分解図)

WBSとはその名前の通り、作業を細かいタスクに分解し洗い出することでスケジュールを立てる手法です。例えば、あるモジュールに新しい機能を追加するという仕事があったとします。そのために必要なタスクは、既存モジュールの調査、機能追加部分の設計、製造、テストなどに分解することができます。

いきなり機能追加をしろと言われても作業内容が分かりづらいですが、作業を分解することで仕事を進めやすくなるというメリットがあります。

PERT図

PERT図とは、プロジェクト内のタスクや作業の順序関係を表現したものです。PRRT図に記されるのは、分解されたタスク、作業時間、作業開始日と終了日です。そして、タスクごとの順序関係が分かるように矢印でつながれています。複雑なタスクの順序関係をスマートに表すことができるため、より効率の良いスケジュールを立てることができます。

ガントチャート

ガントチャートは最も古くから使用されているスケジューリング手法かもしれません。上から順番にタスクを並べ、それぞれのタスクのスケジュールを左が開始日、右が完了日を表すバーによって階段状に表す手法です。一目で全体のスケジュールの進捗状況が分かります。

デメリットとしては、タスクごとの依存関係が見えづらい、スケジュールの大幅な変更に対応しづらいということがあります。

世界標準となっている知識体系ガイド「PMBOK」

プロジェクト管理を任されるようになったら勉強しておきたいのが、PMBOKです。PMBOKとは、プロジェクト管理手法の知識が体系立ててまとめられたものです。テキストが充実していますから独学でも勉強可能ですし、資格を取得することも可能です。PMBOKは、タイムマネジメントやコストマネジメント、品質マネジメントやリスクマネジメントなど、10の知識エリアに分けられています。単にスケジュールの管理を行うことにとどまらず、コストや品質、リスクやコミュニケーションなどというプロジェクト管理に必要な幅広い知識を体系的に得ることができます。

はじめてのプロジェクト管理で意識したいこと

はじめてプロジェクト管理を行う際には、どのようなことに注意すべきなのでしょうか?一つ一つ詳しく見ていきたいと思います。

まずは課題とタスクの洗い出しを

まずは、プロジェクトの全体像を把握し、プロジェクトの課題と全体のタスクの洗い出しを行いましょう。プロジェクトの中に潜む問題点や、どんなタスクを行えばプロジェクトが完了するのかを知らずに計画を立てることはできません。問題点を見つけたら解決にどれくらいかかりそうか、各タスクの難易度や作業時間はどれくらいかを検証することで、適切なスケジュールを立てることができるでしょう。

プロジェクトの完結から逆算して計画を立てる

課題とタスクの洗い出しが完了したら、計画を立てましょう。プロジェクトの完了日から逆算して計画を立てて、無理なく作業が完了するか検証します。上記でご紹介した手法を駆使し、スケジュールを立ててみてください。

リソースの最適化

スケジュールができたら、担当者を決めます。各タスクの難易度や担当者の得意不得意を加味して、最適なリソースを割り当てましょう。作業が終わったら順次次の作業に回る担当者が、無理なく最適なパフォーマンスを出せるようなリソースの最適化が必要です。

使いやすい管理ツールを導入する

プロジェクト管理において意外と大事なのが、使いやすいプロジェクト管理ツールを導入するということです。プロジェクト管理ツールには、チームメンバーのタスクやスケジュールを管理し共有するツール、チーム内でコミュニケーションが取りやすいチャットツールやメッセージツールなどがあります。

これらのツールを上手く活用し、複雑なタスク管理をスマートに実現できる、チーム内でタスクやスケジュールが共有しやすくコミュニケーションがとりやすい、そんな環境を整えましょう。

プロジェクトメンバーとのコミュニケーションを欠かさない

プロジェクト管理者の仕事は、タスクやスケジュールの管理だけではありません。チームメンバーをまとめ、リーダーとして引っ張っていくのも大事な仕事です。

常にプロジェクトメンバーとコミュニケーションを取り、小さな問題点も確実に拾える環境を整えましょう。メンバーの誰かがアラートを上げたら、すぐに対処できるような信頼関係を築いておくことが重要です。

プロジェクトの進行中は常に徹底した管理を継続する

タスクとスケジュールが決まったら、あとは実行するだけではありません。プロジェクトが進行している間の管理は、プロジェクト管理者にとって最も重要な仕事です。

毎週の進捗会議を実施するのはもちろんのこと、締め切りがシビアな期間などには、毎朝や毎夕にミニ進捗会議を実施するなどという対処も必要です。プロジェクト期間中は常に進捗状況に気を配り、問題を抱えているメンバーがいたら積極的に関わるようにしましょう。

まとめ

プロジェクト管理の代表的な手法には、CCPMやPERT図といった、さまざまな手法がありました。それぞれの手法のメリットとデメリットを理解し、自分のプロジェクト管理に適した手法を取り入れることが重要です。プロジェクト管理手法を学ぶためには、PMBOKというプロジェクト管理の知識体系を勉強するとよいでしょう。

プロジェクト管理を行うときには、課題やタスクの洗い出し、スケジュールの立案、リソースの最適化、便利な管理ツールの利用、メンバーとのコミュニケーションを図る、プロジェクト進行中の管理を怠らないということが重要です。プロジェクト管理を上手く進めるためには、まとまった知識を得ることと経験を積むことの両方に取り組みましょう。