工数入力がなかなか定着しない！管理システム入力の習慣化で意識したいこと

工数入力を社内で定着させ、管理者が社内全体の工数の実績を把握できれば、業務改善のためのデータを得ることができます。なぜなら、どの工程でどれくらい工数がかかっているのかを知ることで、社内の問題点や無駄が生じている部分や対策を打つ箇所を特定することができるからです。

しかし、全社員が毎日全ての工数の入力を行うということほど、難しいことはありません。そこで、どうすれば管理システムへの工数入力を習慣化できるかについて考えてみたいと思います。

工数入力がなかなか定着しない理由とは？

なぜ、管理システムへの工数入力は定着しないのでしょうか？その理由について考えてみましょう。

工数入力を行う「動機づけ」が不十分

人は何かに取り組む際に、動機が無ければ積極的に行動することは難しいものです。毎日の仕事の中で、目的がわからないまま始めと終わりに時間や工数を入力するという作業は、面倒に感じやすい作業と言えます。そもそも工数入力に対して消極的であるにも関わらず、その作業を行う動機づけがなければ定着しないのも無理がありません。

そのため、全社員が目的を持って工数入力を行うためには、動機づけが必要になってきます。動機の内容は企業によって様々です。作業効率改善のためのデータとして必要なのだという正攻法のアプローチをするか、入力しないと罰則を課すなどという方法もあるかもしれません。

全社員に決して軽くない負担を強いるのですから、社員たちの理解を得るために動機づけは必ず行っておくべきです。

メンバーへの共有が不十分

工数入力は、社員たちの協力がなければ成り立ちません。ですから、協力してもらうメンバーと目的や方法をしっかり共有しなければ成功しないでしょう。どのような方法で行い、何のために行うのかなどの説明会を最初に実施し、窓口を設置して質問に答えられる体制を整えるなどの対処が必要です。そして、協力してくれるメンバーからの質問や問い合わせに対応すれば、実施方法を改善していくこともできます。

しかし、そのような対処をせず、メンバーが対応するために必要な情報を共有しなければ定着化は難しいでしょう。データの入力方法がわからない、誰に聞けば良いかもわからない、誰も改善してくれないという状態では、定着することはありません。工数入力の管理者は、管理者側からの情報をメンバーにしっかりと開示することも重要ですし、メンバー側からの要望や対応状況を知ることも重要なのです。

モニタリングが不十分

工数入力は、一度方法をメンバーに説明してデータを取得できればそれで終わりという簡単なことではありません。特に、工数入力が始まってすぐの期間は、十分なモニタリングが必要です。

例えば、入力状況が悪くなかなかデータが蓄積されないという状態で、何の対処もせずに放置しておいても改善されることはありません。なぜ入力状況が悪いのかを的確にモニタリングして原因を探り、対処をしなければならないでしょう。工数入力が定着するまでは、管理者がしっかりと入力状況をモニタリングする必要があります。定着するまでモニタリングを続け、必要に応じて対処しなければ工数入力プロジェクトを定着させることは難しいでしょう。

工数入力を定着させるためのアクション

工数入力はどうすればメンバーに定着させることができるのでしょうか？　定着させるために有効なアクションについて、詳しくご紹介します。

部門ごとに工数入力の責任者をおく

工数入力を定着させるためには、きめ細かいモニタリングと適切な対策を取ることが必要です。そのためには、部門ごとに工数入力の責任者をおくのが良いでしょう。部門ごとに責任者を置くことで、その責任範囲内で漏らさずデータを入力してもらうことが可能です。

責任範囲を区切ることで、1人の責任者の目が行き届きやすくなります。そのため、入力の仕方がわからない、もっと入力方法を改善して欲しいなどという要望に対して対応しやすくなります。

メンバーからの要望をそれぞれの部門の管理者がとりまとめ、全体の管理者に伝えます。そうすることで、より使いやすく入力しやすい工数入力のシステムにすることができるでしょう。つまり、責任範囲を適切に区切り、明確にすることが非常に重要です。

システムの使い方・メリットをメンバーに共有する

工数入力を始める際には、必ずメンバーにシステムの使い方や工数入力を行うことによるメリットを説明し、共有するようにしましょう。メールなどで使い方やメリットを説明したマニュアルを送るという方法もありますが、あまり意味がない可能性があります。なぜなら、メールは基本的に読まれないことが多いからです。しかも、長い文章のマニュアルなどは、後回しにされてしまいがちです。

工数入力を始める際には、メンバー全員を呼んで説明会を開く、それぞれの部署に担当者が出向いて説明する、周知させるための勉強会を開くなどすることをおすすめします。

実際に工数入力をするところを見せて、メンバーにも入力をしてもらうことで、メンバーからの感触を直接得ることができます。最も望ましいのが、工数入力を進める担当者がメンバー全員に直接会って、使い方やメリットをひとりひとりに説明することです。

毎日の習慣化を徹底する

工数入力は毎日メンバーに工数を入力してもらわなければ、欲しいデータを得られません。工数入力を定着させる最も重要なことは、習慣化を徹底するということです。出社や退社時にミーティングがある職場なら、その前後に入力することを義務付けることで習慣化ができます。

しかし、大半の職場ではこのようなミーティングはないと思われますので、他の方法も考えなければなりません。壁紙を貼って注意喚起する、それぞれの部署の管理者に声掛けしてもらう、メンバー全員のデスクトップにアラームが出るようにする、社内放送を流すなど、それぞれの会社に合ったいろいろな方法を考えてみてください。

入力・管理のしやすいように工夫をする

工数入力を使いやすくするためには、入力や管理の仕方をしやすくする工夫も必要です。工数を入力するメンバーがわかりやすい入力フォームに変更したり、入力することが多いデータ項目に初期値をあらかじめ登録しておいたり、管理シートやシステムを開いた時にすぐに入力できるようにしておいたりするなど、細かい工夫も大事です。

また、データを集計して分析する際にも、データの種類が多すぎると分析が大変です。フリーフォーマットの入力項目があったとしても、入力する方も大変なのに、結局分析に使われなかったということもあります。なので、必要最低限の入力項目にすることも重要です。

使いやすい管理シートやシステムに変更していくことで、少しでも習慣化が進むようにしましょう。

分析結果を共有しレビューを行う

分析結果は工数入力を進める担当者の中だけで終わらせてはいけません。必ず結果を上長に報告し、入力に携わったメンバーにも共有しましょう。レビューを行うことで、もっと良いものにブラッシュアップしていくことができます。

また、結果を協力してくれたメンバーと共有することで、メンバーのモチベーションも上がるはずです。

精度が十分に向上するまで定着化アクションの継続が必要

工数入力は入力、集計、分析を繰り返していくことでノウハウが蓄積され、データの精度が向上します。つまり、一回目で精度の高いデータを得ることはできないと考えましょう。もっと入力項目を変更した方が良い、入力する際のメンバーの意識を併せた方が良いなど、繰り返し行う中で改善していくことが重要です。そして、改善していくことでメンバーへの定着化が進むと、より精度の高い現状に即した工数データを得ることができるようになるでしょう。